משילות (IT Governance) בתחום טכנולוגיות המידע משמעותה קידום מערך תקשוב ממשלתי שבו פעילות אגפי מערכות המידע במשרדי הממשלה מתואמת ומשרתת את מטרות המשרדים ואת יעדי הממשלה. 

רשות התקשוב הממשלתי תפעל לקדם משילות מול כלל אגפי מערכות המידע הממשלתיים. הרשות תקדם שימוש בשיטות וכלים עדכניים לניהול תוכניות עבודה ותקציבים, לניהול פרויקטים ומחזור החיים של מערכות תקשוב, לניהול סיכוני תקשוב, לניהול משאבים ולניהול ושיתוף ידע. הרשות תפעל לקדם תהליך משילות דו-כיווני, שבמסגרתו תאפשר למנהלי אגפי מערכות המידע בממשלה להיות שותפים משפיעים על עיצוב המדיניות, המתודולוגיות והכלים הרוחביים שהרשות מקדמת. הרשות תקדם ותפתח כלי שיתוף, קהילות ופורומים לשיתוף ידע בנושאי משילות, להיכרות הדדית של תוכניות עבודה ולהרחבת שיתוף הפעולה בין אגפי מערכות המידע ביחידות הממשלה.

במסגרת זו ייקבעו ויוטמעו במשרדי הממשלה וביחידות הסמך סטנדרטים, מתודולוגיות, שיטות וכלים, יתפרסמו ויוטמעו הנחיות מקצועיות מחייבות ויופעלו ועדות היגוי וועדות מייעצות בתחומי התקשוב.

הרשות תפעל להגברת הסינרגיה בין גורמי התקשוב בממשלה, לניהול ושיתוף ידע רוחבי בממשלה ולגיבוש תמונה כלל-ממשלתית בכל הקשור לתוכניות העבודה, תקציבים, סיכונים ומשאבים. 

מנגנוני משילות (Governance Supporting Structure)

החשיבות ההולכת וגוברת של הטכנולוגיות הדיגיטליות במימוש היעדים העסקיים של הממשלה, מחייבת הפעלת מנגנוני משילות מתקדמים. אחד התפקידים המרכזיים של הרשות הוא לגבש, להפעיל ולהטמיע מנגנוני משילות אשר יבטיחו כי פעילויות אגפי מערכות המידע מתואמות מול יעדי היחידות הממשלתיות ומתבצעות ברמה מקצועית גבוהה. מנגנוני המשילות יספקו לרשות מבט רוחבי על תוכניות עבודה, על תקציבים, על משאבים ועל סיכונים. 

למימוש אחריותה וסמכויותיה, הרשות מפעילה מנגנון משילות במטרה לאפשר הכוונת פעילות יחידות התקשוב הממשלתיות תוך ראייה רוחבית. 

סקירת מנגנוני המשילות:

1. הנחיות ראש רשות התקשוב

החלטות הממשלה הסמיכו את ראש הרשות לקבוע סטנדרטים בתחומי טכנולוגיות מידע ולסייע בהטמעתם, לפרסם הנחיות מקצועיות מחייבות בתחומי סמכותו ולהוות גוף הכוונה והנחיה מקצועית. רשות התקשוב הממשלתי מממשת סמכויות אלה באמצעות פרסום הנחיות, הטמעתן ופיקוח על מימושן.

מטרת ההנחיות לייצר משילות אפקטיבית, שמטרותיה קידום וייעול של מערך התקשוב הממשלתי ברמת המשרד הממשלתי הבודד וברמה הכלל-ממשלתית.

הנחיות ראש הרשות יכללו שיטות וכלים, שיסייעו להבטיח, כי ההשקעות מביאות יחס עלות/תועלת מיטבי לממשלה בהתאמה ליעדיה והן כלכליות לאורך זמן; הפעילויות מנוהלות ולא מתנהלות, בדגש על התאמה לצרכים, לאיכות, לעלויות, לעמידה בלוחות זמנים ולניהול סיכונים; הפעילויות בנות מדידה ועומדות בדרישות הרגולטוריות; מתקיימת שפה משותפת בין כל הגורמים הניהוליים המעורבים; מתקיים תהליך של הפקת לקחים, שימור ידע ממשלתי והעברתו בין המשרדים.

2. חובת היוועצות של המנכ"לים ומנהלי מערכות המידע עם ראש הרשות – תוכניות עבודה 

החלטת הממשלה מספר 2097 מנחה את מנכ"לי המשרדים ומנהלי אגפי מערכות המידע במשרדי הממשלה וביחידות הסמך להיוועץ בממונה על התקשוב הממשלתי ולפעול בשים לב לחוות דעתו לפני אישור תוכנית עבודה שנתית של אגף מערכות מידע ותקצובה; לפני בקשת תוספות תקציביות משמעותיות; לפני אישור פרויקטים ברמת מורכבות גדולה וסיכון פרויקטלי גבוה בתחום מערכות המידע.

ההחלטה קובעת, כי על רשות התקשוב ללוות ולבצע בקרה על פרויקטי תקשוב משרדיים משמעותיים. כדי לממש את ההחלטה, תלווה הרשות את תוכניות העבודה בתחום המחשוב במשרדי הממשלה. תהליך זה יכלול חוות דעת מקצועית למשרד; חשיפה, עזרה הדדית ושיתוף ידע וניסיון בין המנמ"רים; איתור פרויקטים מורכבים או בעלי סיכון גבוה, התארגנות לסיוע וקביעת רמת מעורבות הרשות; קבלת מבט רוחבי על הפעילויות בארגונים השונים לטובת איתור פעילויות רוחביות פוטנציאליות, סיכונים רוחביים, כפילויות ופוטנציאל לשיתוף פעולה וסינרגיה בין משרדים; יישום ואיסוף מידע על מימוש הנחיות ראש רשות התקשוב.

בשיתוף מנהלי מערכות המידע במשרדים, תבצע הרשות הפקת לקחים מתהליך ריכוז וליווי תוכניות העבודה המשרדיות ותיישם שינויים משנה לשנה.

3. חוות דעת ראש הרשות להתקשרויות ולפטור ממכרז

בהתאם להנחיות התכ"ם (מס' 7.2.2 - עדת מכרזים; ומס' 7.2.7 - ועדת הפטור), מנהלי אגפי מערכות המידע וועדות הרכש במשרדי הממשלה וביחידות הסמך מבקשים ומקבלים את חוות דעתו המקצועית של ראש רשות התקשוב הממשלתי, במקרים הבאים: התקשרויות לביצוע פרויקט תקשוב שעלותו יותר מ-2.5 מלש"ח; התקשרות בפטור ממכרז המוגשת לוועדת הפטור הפועלת באגף החשב הכללי.

4. ועדת התקשוב העליונה

ועדת התקשוב העליונה היא ועדה מסייעת לראש רשות התקשוב הממשלתי במימוש תפקידיו בתחומי חובת ההיוועצות ובגיבוש חוות דעת מקצועיות, הליווי והבקרה במקומות שבהם יידרש הדבר, לרבות: תוכניות עבודה שנתיות ורב-שנתיות; פרויקטי תקשוב בעלי השלכות רוחב; פרויקטי תקשוב משרדיים משמעותיים; פרויקטי תקשוב ברמת מורכבות גדולה וסיכון פרויקטלי גבוה; פרויקטי תקשוב ופעילויות המשלבות טכנולוגיות חדשניות; תוספות תקציביות משמעותיות בתחומי התקשוב במשרדים.

בוועדה חברים מנהלי אגפי מערכות מידע מהמשרדים ומיחידות הסמך הממשלתיות, מנהלים מרשות התקשוב הממשלתי ונציגים רלוונטיים מגופים ממשלתיים רוחביים אחרים.

5. ועדות מייעצות מקצועיות

ראש רשות התקשוב הממשלתי הקים ועדות מייעצות בנושאים הנמצאים תחת אחריותו, לרבות שירותים מקוונים ואתר gov.il החדש, מחשוב ענן ורשת ממשלתית. הוועדות עוסקות בהתוויית יעדים; בהתוויית סדרי עדיפות בגיבוש תוכניות עבודה וסיוע במעקב אחר ביצוען; בגיבוש סטנדרט עבודה וממשקים בין הגופים השונים המטפלים בנושא; בפיקוח על האינטגרציה הנדרשת; בסיוע בשחרור חסמים; בתהליכי לימוד והפקת לקחים.

בוועדות חברים מנהלים מאגפי מערכות מידע במשרדי הממשלה וביחידות הסמך הממשלתיות, מנהלים רלוונטיים מרשות התקשוב ונציגים רלוונטיים מגופים ממשלתיים רוחביים.

6. חברות בוועדות היגוי משרדיות

החלטת הממשלה מספר 2097 מנחה את מנכ"לי משרדי הממשלה ויחידות הסמך לבחון הקמת ועדת היגוי משרדית לתחום התקשוב, אשר תפעל לרתימת מערכות המידע וטכנולוגיות מתקדמות להשגת יעדי המשרד ולשיפור תהליכי הליבה העסקיים בו, תוך דיון בתוכנית העבודה של אגף מערכות המידע ועריכת מעקב שוטף אחר ביצועה. הוועדות יהוו הגורם הניהולי הבכיר ביותר במשרד להכרעה בסוגיות מרכזיות בנושאי התקשוב: קביעת מדיניות המשרד בנושאי תקשוב; אישור יעדי אגף מערכות המידע; אישור תוכניות עבודה ותקציבים רב-שנתיים ושנתיים של אגף מערכות המידע; אישור סדרי עדיפות וחלוקת משאבים; מעקב ובקרה אחר ביצוע תוכניות העבודה; בקרה אחר ניהול בפעילויות התקשוב.

בראש הוועדה יעמוד המנכ"ל או המשנה למנכ"ל, ונציג הרשות ישמש משקיף במפגשי הוועדה במשרדים שבהם יסוכם הדבר.

7. נציגות בוועדות בוחנים לתפקידי ליבה

על-פי הנחיית נציבות שירות המדינה, ישתתף נציג של רשות התקשוב בוועדות הבוחנים לבחירת תפקידי הליבה עבור אגפי מערכות המידע ביחידות הממשלה: מנהלי אגפי מערכות המידע, מנהלי תשתיות, מנהלי יישומים ומנהלי אבטחת מידע. מעורבות הרשות בתהליכי הבחירה תבטיח שמירה על סטנדרט מקצועי ראוי, בהתאם לאמות מידה רוחביות שתקבע הרשות.

8. מועצת מנמ"רים

לצדו של ראש רשות התקשוב פועלת מועצת מנמ"רים כגוף מייעץ וממליץ (Advisory Board). במועצה חברים מנהלי אגפי מערכות מידע במשרדי הממשלה וביחידות הסמך. המועצה פועלת מכוח הרצון לשתף ולהתייעץ במכלול הנושאים שבהם עוסקת הרשות כפורום חשיבה וסיעור מוחות. המועצה דנה בנושאים המוגדרים על-ידי ראש הרשות כאסטרטגיים ובעלי חשיבות גבוהה: אסטרטגיה ומדיניות התקשוב הממשלתי; הנחיות ראש רשות התקשוב הממשלתי; שיתופי פעולה עם אגפי מערכות המידע במשרדים וביחידות הסמך, קהילת התקשוב הממשלתי, גופי מטה ממשלתיים רוחביים וגופים חוץ-ממשלתיים.

9. פורום מנמ"רים

בהתאם להחלטת הממשלה מספר 2097 מהווה הרשות מרכז ידע ויועץ מקצועי בתחום התקשוב בממשלה. כחלק מכך, מקיימת הרשות ימי עיון לפורום מנהלי אגפי מערכות המידע במשרדי הממשלה וביחידות הסמך. בימי העיון מתבצע שיתוף ידע, היוועצויות מקצועיות ופעילות העשרה; מוצגות ונדונות תוכניות ופעילויות של רשות התקשוב; מוצגות פעילויות משרדיות בעלות עניין רוחבי; מוצגות טכנולוגיות חדשניות ונדונות סוגיות מתחום הניהול והטכנולוגיה. 

10. קהילות ידע ופורומים מקצועיים

הרשות יוזמת, מקימה ומנחה קהילות ידע ופורומים מקצועיים בתחומים מקצועיים וניהוליים המשותפים למספר רב של ארגונים ממשלתיים (כגון: CRM, אבטחת מידע, קוד פתוח, רכש IT). במסגרת זו מתקיימים מפגשים תקופתיים במטרה ליצור קרקע פורייה לשיח ולשיתוף ידע ומידע. מאגרי הידע כוללים הנחיות, סיפורי הצלחה ומסמכי הפקת לקחים, מקרי בוחן (Case Studies), דוגמאות, תבניות ואמות מידה (Benchmarks) לפעילויות השונות.