דוח בקרה, מדידה והערכת ביצועים מסכם - קליטת עובד

סימנייה

prev page next page

פתח דבר

אגף הבקרה לניהול ההון האנושי בשירות המדינה הנו גורם המטה המוביל תהליכי בקרה, מדידה והערכת ביצועים של נציבות שירות המדינה, בנושאים שנציבות שירות המדינה מופקדת עליהם מכוח חוקים, תקנות, החלטות ממשלה, הסכמי שכר, תקשי"ר, נהלים והנחיות ובכלל תחומי ניהול ההון האנושי אשר הסמכויות בעניינם מואצלות למשרדי הממשלה ויחידות הסמך.

בהתאם לפרק הבקרה, המדידה והערכת הביצועים הארגוניים, בנוהל "קליטת עובד", גיבש אגף בכיר לבקרת ניהול ההון האנושי דוח בקרה מסכם המשקף את מידת יישום המדיניות, את העמידה במטרות וביעדים שהוגדרו ואת מדדי ההצלחה.

במסגרת הדוח המסכם הנוכחי בוצע תהליך של מדידה והערכת הביצועים, של ניתוח כמותי ואיכותני של בסיסי הנתונים ושל גיבוש מסקנות והמלצות בנוגע לאצילת הסמכויות בנושא קליטת עובד.

אני רואה חשיבות רבה ביישום ההמלצות מוקדם ככל האפשר על מנת להבטיח את יישום המדיניות באופן המיטבי.

ברצוני להודות לממונים ולרפרנטים במשרדי הממשלה ובמערכת הבריאות, לנציגי מטה הרפורמה ולנציגי המשרדים על שיתוף הפעולה עם צוות הבקרה, ולצוות אגף הבקרה לניהול ההון האנושי בנציבות שירות המדינה.

 

בברכה,
מוטי אהרוני
סגן נציב שירות המדינה            

תקציר מנהלים

דוח הרפורמה לשיפור מנגנוני ניהול ההון האנושי בשירות המדינה קבע כי למשרדי הממשלה, ליחידות הסמך ולמערכת הבריאות יואצלו סמכויות לקליטת עובדים, במטרה לצמצם את הביורוקרטיה בתהליך ולמצות את זכויות העובדים החדשים הנקלטים לשירות המדינה. מהלך האצילה מחייב עמידה בהוראות החוק, הכללים והנורמות אגב מתן דגש על עמידה בדרישות הסף וקביעת דרגת העסקה. 

הדוח הנוכחי ביקש לבחון את יישום המדיניות ואת העמידה במטרות וביעדים שהוגדרו עם היציאה למהלך אצילת הסמכויות בנושא קליטת עובד.

תהליך הבדיקה התבסס על "מדד לקליטת עובד חדש" שפותח על ידי מערך הבקרה, תוך השוואת נתונים לתקופה טרם האצלת הסמכויות למשרדים (נחשון גל 1 ו-2). למדד המוזכר לעיל כמה מיקודים: תקינות התהליך (עמידה בנהלים, עמידה בתנאי הסף של המשרה, דרגות העסקה בכניסה לתפקיד ואיכות הנתונים במערכות המידע); גמישות ניהולית (מימוש סמכות הביצוע שניתנה למשרדים); יעילות (צמצום הביורוקרטיה באמצעות קיצור משך זמן הטיפול בקליטה). 

עיקרי הממצאים

א.  ככלל, בסיס הנתונים משקף יישום אחראי של תהליך האצילה בקליטת עובד חדש, בעיקר סביב המרכיבים של תקינות התהליך ועמידה במדיניות ובנהלים שנקבעו על ידי הנציבות.

ב.   עם זאת, אפשר לזהות כמה נושאים המחייבים המשך מעקב ובקרה, ברמת המשרד והנציבות גם יחד:

  1. במשרדי הממשלה חלה עלייה בקליטת עובדים חדשים המועסקים בשכר כולל ובהסכם קיבוצי בדרגה "אמצעית", אל מול ירידה בנקלטים בדרגה "תחילית".
  2. בחוזה מיוחד שכר כולל, המאושר על ידי הנציבות, נשמרה המגמה בהתפלגות מתן הדרגות בכניסה לתפקיד, למעט מגמת עלייה במתן הדרגות העליונות במתח הדרגות של עובדים המועסקים בשכר כולל למשפטנים (סוג חוזה 987).
  3. בבדיקה מדגמית נמצא כי משרדי "נחשון" עומדים בתנאי הסף הנדרשים בקליטת עובד חדש.
  4. 14 משרדים (מתוך 18 שהואצלה להם הסמכות) מימשו באופן חלקי או כלל לא את הסמכות שניתנה להם לאישור קליטת עובדים במערכת המידע. במקרים אלה מסמכי הקליטה הועברו לרפרנטים אשר אישרו את קליטת העובדים במערכת המידע כפי שהיה טרם האצילה.
  5. פערים מהותיים במידת ההתאמה של מערכת המרכב"ה ביישום הנוהל לצד פערים בדרך שבה משרדים מנהלים את התהליך במערכת (הזנה, טיוב).
  6. פרק הזמן שבין מועד ועדת הבוחנים לבין מועד קליטת העובד במשרד/בית החולים נשאר כשהיה טרם מועד האצילה. מנגד, קוצר במעט משך הזמן שבין קליטת העובד לבין אישורו במערכת.

עיקרי ההמלצות

  1. המשך מעקב ובקרה אחר מגמות בקליטת עובדים חדשים בדגש על דרג הקליטה, על דרגות השיא ועל עמידה בתנאי הסף.
  2. בניית יכולת המשרדים ויחידות הסמך לבצע תהליכי מדידה שיטתית ועיתית של מרכיבי האצילה (ובכלל), במטרה לייצר לדרג המנהל יכולות בקרה פנימית לצד אלה של הנציבות.
  3. הטמעת שגרת בקרה רבעונית של רפרנטים אחר תהליך הקליטה על מרכיביו השונים. 
  4. טיוב מערכת המרכב"ה בהיבטים הקשורים לאופן הדיווח, התיעוד והבקרה על הנתונים ובפרט השלמת יישום מערכת לבקרה רבעונית, השלמת אפיון מערכת פורטל קדם קליטה, עדכון מסך מסלולי משרה לאיוש, עדכון מסך פעולות אישור נתוני עובד ועדכון והשלמה של דוח קליטת עובדים.
  5. טיוב האיכות והדיוק של הנתונים במערכת המרכב"ה בדגש על תקופת הניסיון של העובד, לצורך קביעת דרגה במערכת ולתיקוף מתן הדרגה המתחייבת על פי הכללים.
  6. השלמת מהלך האצילה בכלל הנושאים לקליטת עובד חדש לרבות אישורי העסקה בחוזה מיוחד שכר כולל, כמרכיב התומך בהטמעה של תפיסת אחריות המשרד לכלל מרכיבי ניהול ההון האנושי ובניתוק "הדפוסים המסורתיים" שהיו במודל הנציבות טרם הרפורמה.
  7. בניית תכנית פעולה המקדמת את קיצור משך הזמן (יעילות) לקליטת עובד חדש במשרדי הממשלה, ביחידות הסמך ובמערכת הבריאות כמרכיב מהותי ביצירת חוויית קליטה חיובית, גיוס אנשים איכותיים (מבלי לאבד אותם בתהליך) וחיזוק החיבור לארגון.
  8. המשך פעילות לרענון ולהטמעה של הנהלים והכללים הנדרשים בתהליך הקליטה לרפרנטים ולגופי משא"ן.

1.1 מבוא

בדוח הרפורמה לשיפור מנגנוני ניהול ההון האנושי בשירות המדינה[1], שאושר בהחלטת ממשלה מספר 481[2] מיום 30.6.2013, נקבע כי למשרדי הממשלה, ליחידות הסמך ולמערכת הבריאות יואצלו סמכויות לקליטת עובדים.

בהנחיית נציב מספר 1.7 מיום 6.9.2015 בנושא "אצילת סמכויות לקליטת עובדים במשרדי הממשלה וביחידות הסמך" ובהמשך לכך, במכתב מטעם מטה יישום הרפורמה מיום 23.2.2016 בנושא "אצילת סמכות קליטת עובד והעסקה במילוי מקום", נקבע כי הסמכות לאשר קליטת עובדים תהיה נתונה בידי האחראי כהגדרתו בתקשי"ר מיום פרסום מכתב זה, בהתאם לנהלים וההוראות הרלוונטיות בנוהל קליטת עובד[3].

על בסיס נוהל "קליטת עובד – פרק בקרה, מדידה והערכת ביצועים ארגוניים", גיבש אגף בכיר לבקרת ניהול ההון האנושי דוח בקרה מסכם שמטרתו לשקף את מידת יישום המדיניות ואת עמידת המשרדים ויחידות הסמך במטרות וביעדים שהוגדרו עם היציאה למהלך אצילת הסמכויות בנושא קליטת עובד.

בתהליך הבקרה כל משרד נבדק בהתייחס לתאריך קבלת האצילה, ובהתאמה נבחרה תקופה ההשוואה המקבילה. במסגרת הדוח המסכם, בוצע תהליך מדידה והערכה כמות ואיכותני של ביצועים ארגוניים, ולאורו גובשו מסקנות והמלצות מערכתיות בנושא הנדון. 

 

[1] דוח הרפורמה לשיפור מנגנוני ניהול ההון האנושי בשירות המדינה:
http://www.csc.gov.il/DataBases/ArticlesAndPublications/Documents/reformReport2013.pdf

[2] החלטת ממשלה מס' 481 מיום 30.6.2013 על אישור דוח הרפורמה:
http://www.pmo.gov.il/Secretary/GovDecisions/2013/Pages/des481.aspx

[3  הנחיית נציב מס' 1.7 מיום 6.9.2015 בנושא "אצילת סמכויות לקליטת עובדים במשרדי הממשלה וביחידות הסמך":
http://www.csc.gov.il/DataBases/ProceduresAndGuidlines/Documents/PROCEDUREKlitatOved.pdf

 

 

1.2 מטרות ויעדי המדיניות

 

1.3 נושא הבקרה – מדד קליטת עובד

מדדי המשנה מתייחסים למדידת הנושאים הבאים:

המדד הכולל לקליטת עובד (תרשים מס' 1) מורכב משני מדדי משנה:

  1. מדד תקינות  התהליך 
    א. עמידה בנוהל קליטת עובד (כללי) – אחוז החריגים בכל תת נושא בתהליך הקליטה, תוך שימת דגש על הנושאים הבאים:
    1. עמידה בתנאי הסף של המשרה (אחוז העובדים שנקלטו אף שלא עמדו בדרישות הסף, על ידי בדיקה מדגמית).
    2. דרגת העסקה בכניסה לתפקיד על פי התפלגות דרגות בכניסה לתפקיד, לפי מתחי דרגות.
    3. איכות הנתונים וחריגים במערכות המידע – בדיקת איכות הדיווח של תהליך הקליטה במערכת המידע מרכב"ה לרבות חריגים.
    4. גמישות ניהולית – בקרה על מידת השימוש בסמכות הביצוע שניתנה למשרדים באמצעות בדיקת "הגורם המאשר" בתהליך הקליטה.

מדד יעילות     
 א. משך זמן הטיפול בתהליך הקליטה – משלב הקליטה במשרד ועד לאישור במערכת מרכב"ה. 

 

1.4 מטרת הדוח – בקרה על יישום המדיניות 

על בסיס האמור לעיל בוצע ניתוח של נתוני המדד כמפורט בפרק 4 בראייה השוואתית במשרדי "נחשון" גל 1 ו-2, אשר ניתנה להם סמכות אישור קליטת עובדים. 

  1. בקרת עומק על האופן והמידה של מימוש המדיניות ויישום הנחיות נציב שירות המדינה לקליטת עובד בשירות המדינה, ככלל ובדגש על קליטת עובדים במשרדים שלהם הואצלה סמכות אישור קליטת עובדים (משרדי "נחשון" גל 1 ו-2).
  2. על בסיס ממצאי הבקרה ומסקנותיה, גיבוש המלצות נדרשות לשינויים והתאמות בנוהל קליטת עובד ובתהליכים התומכים (מערכות מידע, תהליכי עבודה ודיווח ממוכן).
  3. גיבוש המלצות נדרשות לתהליך אצילת הסמכויות.

2.1 מילון מונחים

  • משרדי נחשון – דוח זה מתמקד במשרדים ובבתי החולים המשתייכים למשרדי נחשון גל 1 ו-2 אשר קיבלו סמכויות ביצוע מנציב שירות מדינה בתקופת המדידה  (ראו נספח 1  – רשימת המשרדים המשתתפים בדוח(.  
  • מדרג שירות המדינה (מש"מ) – סולם דירוג משרה אחיד של כלל שירות המדינה, שאינו תלוי בשכר ובהסכמים קיבוציים, המשקף את רמת מיקום המשרה בהיררכיה הארגונית. במש"מ קיימים ארבעה מדרגים:

בשל מורכבות המדרג של מערכת הבריאות, יש מדרג ייחודי לתפקידי מערכת הבריאות[1].

  • תקופת השוואה – שנה קלנדרית לפני תקופת האצילה (31.3.2016-1.4.2015). בתקופה זו נשלפו נתונים על קליטות עובדים במשרדי "נחשון"  גל 1 ו-2 אשר קיבלו את הסמכות לאשר קליטות עובדים.
  • תקופה עיקרית – "תקופת המדידה" היא תקופה של שנה קלנדרית, החל מתאריך האצילה: 31.3.2017-1.4.2016. בתקופה זו נאספו נתונים על קליטות עובדים במשרדי "נחשון"  גל 1 ו-2 אשר קיבלו את הסמכות לאשר קליטות עובדים.
  • קליטות של עובדים מתוך השירות – קליטות של עובדי מדינה פעילים או של עובדים שנקלטו פעם נוספת לשירות המדינה בטווח של עד חצי שנה מיום עזיבתם את שירות המדינה (לא כולל עובדים שהתניידו בתוך המשרד, אם במכרז פנימי ואם בכל דרך אחרת).
  • קליטות של עובדים מחוץ לשירות – קבוצת עובדים זו כוללת: עובדים שנקלטו בפעם הראשונה לשירות המדינה, עובדים שנקלטו פעם נוספת לשירות המדינה והיו בעברם (חצי שנה ומעלה) עובדי מדינה וכן עובדים חיצוניים כגון עובדי תאגיד, עובדי קבלן וכדומה, שעברו ברצף מהעסקה חיצונית לשירות המדינה.
  • תאריך כניסה לשירות – מועד הכניסה הראשון של עובד מחוץ לשירות המדינה.
  • כניסה מחודשת – עובד ששירת בעברו בשירות המדינה, עזב או פרש וחזר לשירות המדינה לאחר יותר מחצי שנה. לעובד זה מבצעים פעולה של אישור נתוני העובד הקיימים כבר משירותו הקודם.
  • תאריך קליטה – מועד הקליטה של העובד בתקופת ההשוואה או בתקופה העיקרית לשירות המדינה.
  • גורם מאשר – גורם המוסמך מטעם המשרד (סמנכ"ל בכיר למינהל ומשאבי אנוש  או מנהל אדמיניסטרטיבי) או מטעם הנציבות (רפרנט המשרד או הממונה) לביצוע פעולת אישור נתוני העובד הנקלט במערכת המרכב"ה ולאישור קליטתו בשירות המדינה.

 


* לפירוט מושגי היסוד במערכת מרכב"ה ראו נספח 2 - מושגי יסוד במערכת מרכב"ה

[1 לדירוג מש"מ של מערכת הבריאות ראו נספח 7 – מדרג שירות המדינה במערכת הבריאות

2.2 מקורות המידע

מס'
סידורי

שם הדוח

מקור  הדוח

מפיק הדוח

תאריך הפקת הדוח

2.1.1

דוח קליטות עובדים
הפקת דוחות – לתקופה העיקרית  
ולתקופת ההשוואה

מרכב"ה

אגף הבקרה

3.4.2017

2.1.2

דוחות אד-הוק

מרכב"ה

אגף הבקרה

אפריל–יוני 2017

2.1.3

טבלאות מדרג שירות המדינה

נציבות
שירות
המדינה

אגף תכנון אסטרטגי + ממונה על מערכת הבריאות

6.3.2017

2.1.4

טבלאות שכר

נציבות שירות המדינה /משרד האוצר

 

22.1.2014

2.1.5

טבלת המרה בין דירוגי משרות לדירוגי שכר

נציבות
שירות
המדינה

אגף הבקרה

1.4.2017

2.1.6

מדגם של עמידה בתנאי סף  בקליטת עובדים במשרדי הממשלה בתקופה העיקרית.
היקף המדגם הינו כ-165 קליטות
המהוות כ-18% מסך הקליטות במשרדי הממשלה

נציבות
שירות
המדינה

אגף הבקרה

1.4.2017

 

עיבוד הנתונים והצגתם בדוח זה התבססו על הנתונים כפי שהוזנו במערכת מרכב"ה על-ידי יחידות משאבי אנוש במשרדי הממשלה, ביחידות הסמך ובמערכת הבריאות, וכן על הנתונים שהתקבלו ממקורות המידע כמפורט בטבלה לעיל. מסד נתונים אמין ומהימן הוא הבסיס לקבלת החלטות בכל שדרת הניהול. לכן קיימת החובה התמידית להבטיח טיוב נתונים באופן שוטף כחלק משגרות הבקרה. רק כך נבטיח קבלת תמונת מצב מהימנה ותקפה של ההון האנושי בשירות המדינה.

2.3 סוגיות באיסוף המידע ובעיבודו לדוח

בעת ביצוע תהליך איסוף המידע ועיבודו לדוח עלו הסוגיות המתודולוגיות הבאות:

  1. קושי בשליפת הנתונים ממערכת המידע מרכב"ה – ככלל, הפקת הנתונים מהמערכת אינה ידידותית ופשוטה. לדוגמה, הפקת הנתון של הגורם המאשר את נתוני העובד במערכת מרכב"ה דורשת שבעה שלבים מורכבים במערכת. קיים קושי באיתור נתונים היסטוריים בסוגי המידע השונים במרכב"ה, הנדרסים לאחר כתיבת רשומה חדשה. למשל, רמת השכלה.
  2. מחסור בהרשאות לפורטל המיון והגיוס – היעדר הגישה לנתונים מחייב פנייה מיוחדת לאגף בכיר לבחינות ומכרזים לשם קבלת המידע ולעיכוב משמעותי בהגעתו.
  3. זמינות התמיכה של צוות מרכב"ה – בעת העבודה על איסוף המידע ועיבודו נדרשו הכוונה והדרכה צמודות של צוות התמיכה, אך אלה לא סופקו בלוחות הזמנים הנדרשים, מה שגרם לעיכוב בהפקת הנתונים.
  4. איכות הנתונים במערכת המידע מרכב"ה – בעיבוד המידע נמצא כי בחלק מהקליטות הייתה איכות הנתונים במערכת המידע לקויה, לרבות הזנות חריגות כמפורט בפרק 4.
  5. דוח מובנה להצגת נתוני קליטת עובד – בעיבוד המידע נמצא כי לא כל המידע שנדרש לניתוח הנתונים נמצא בדוח ולכן היה צורך בביצוע השלמות מדוחות אחרים. לכן דרוש עדכון של מבנה הדוח (כמפורט בנספח 6 – עדכונים הדרושים להשלמת דוח קליטת עובדים).
  6. ביצוע התאמות וניתוחים נפרדים בניתוח מתחי דרגות בדירוגים שמתחם אינו סטנדרטי (שלוש דרגות: תחילית, אמצעית, שיא) בדירוגי "שכר כולל" ובמערכת הבריאות.

 

3. תמונת מצב מאפייני האוכלוסייה הנסקרת

במהלך שתי התקופות הנסקרות, נמצאו 27,186 קליטות בשירות המדינה. במניין זה נכללים העובדים שנקלטו לשירות המדינה למשרות שלהן העסקות ארוכות טווח (שיא כוח אדם ועב"צ) וקליטות זמניות המאופיינות בתחלופה גבוהה (כגון סטודנטים, מתנדבים, מתמחים וכדומה).

האוכלוסייה הנסקרת[1] בדוח זה היא 4,417 הקליטות במשרדי "נחשון" גל 1 ו-2 (לאחר סינון[2]), אשר קיבלו סמכויות ביצוע מנציב שירות מדינה.  

 


[1] טבלת המשרדים המשתתפים בדוח מופיעה בנספח 1 – רשימת המשרדים המשתתפים בדוח

[2] להלן האוכלוסיות שאינן נכללות באוכלוסיית הדוח: סטודנטים, מתמחים במשפטים, משרות אמון, מתנדבים, תורני חוץ, עובדים חיצוניים, סוקרים, סטז'רים (במשפטים, ברפואה וברוקחות), מאבטחים, בכירים, תלמידים, חניכים, קרן קליטה.

3.1 מגדר העובדים הנקלטים

בתקופת "ההשוואה" נקלטו לשירות המדינה 1,897 עובדים, מתוכם 67 אחוז נשים ו-33 אחוז גברים. בתקופה "העיקרית" נקלטו לשירות המדינה 2,502 עובדים. ביחס דומה לתקופת ההשוואה, כ-69 אחוז מתוכם נשים ו-31 אחוז גברים.

 

מהממצאים עולה כי היחס המגדרי נשמר בשתי תקופות המדידה.
מנקודה זו ואילך, כל ההתפלגויות שלהלן התבצעו על מספר הקליטות (4,417).

3.2 כמות הקליטות

משרדי הממשלה ויחידות הסמך
במשרדי הממשלה התבצעו בתקופה "העיקרית" של הדוח 903 קליטות של עובדים. לעומת זאת, בתקופת "ההשוואה" התבצעו 745 קליטות כמפורט. אפשר לראות כי חלה עלייה של כ-21 אחוז בכמות הקליטות למשרדי הממשלה, ביחס לתקופה המקבילה.

בהתבוננות בפילוח לפי משרדים בתרשים למטה, נראה כי השינוי המשמעותי ביותר חל במשרד המשפטים.

מערכת הבריאות

במערכת הבריאות התבצעו בתקופה "העיקרית" של הדוח 1,607 קליטות. לעומת זאת, בתקופת "ההשוואה" התבצעו 1,162 קליטות בלבד. כלומר, בתקופה "העיקרית" הייתה עליה של 38 אחוז בכמות הקליטות במערכת הבריאות ביחס לתקופת ההשוואה.

במשרד הבריאות ובבתי החולים אסף הרופא ומרכז רפואי ע"ש ברוך פדה-פוריה ניכרת מגמת עלייה משמעותית בכמות העובדים הנקלטים בתקופה העיקרית, כמפורט בתרשים למטה.

 

 

3.3 רמת השכלה

רמת השכלתם של הנקלטים[1] לשירות המדינה נבדקה ביחס לשתי התקופות של הדוח. בסיס הנתונים משקף עלייה קלה בתקופה "העיקרית" בכמות קליטות העובדים האקדמאים שנקלטו בשירות המדינה.

בתרשים מטה ניתן לראות שבמערכת הבריאות חלה עלייה קלה בכמות קליטות העובדים הלא אקדמאים שנקלטו בתקופה "העיקרית".

 


[1] יש עובדים שנקלטו יותר מפעם אחת, ורמת השכלתם השתנתה בין הקליטות שלהם. לכן חישבנו את התפלגות הקליטות ולא את התפלגות העובדים.

3.4 מדרג שירות המדינה

קליטות העובדים בשתי התקופות סווגו לפי מדרג שירות המדינה, על פי דרגת השיא של המשרה שאליה נקלט העובד.[1]

בתרשים מס' 8 מוצג פילוח האוכלוסייה בכל מדרג, כאחוז מסך הנקלטים באותה תקופה.       
הנתונים מלמדים כי התפלגות מדרג העובדים הנקלטים בשתי התקופות דומה, הן במשרדים והן במערכת הבריאות, למעט שינוי בסגל מירב במשרדי הממשלה ובסגל מסד במערכת הבריאות.

 


[1] בחלק זה, על מנת לקבל תמונת מצב שלמה, הוכנסו גם הקליטות של העובדים מהסגל הבכיר. כולל אוכלוסייה זו, מספר הנקלטים בתקופת "ההשוואה" הינו 1,941 ובתקופה העיקרית – 2,527.

3.5 דירוגי העובדים

בתרשימים הבאים מוצגת התפלגות דירוגי העובדים הנקלטים במשרות בתקן בשירות המדינה, לפי דירוגים נבחרים.

** דירוג "אחר"[1]

מתרשים מס' 9 ניתן לראות כי בשתי תקופות הדוח מוצגת תמונת מצב זהה, למעט עלייה של כעשרה אחוזים בדירוג הפרקליטים.

 

[1] "אחר" – מכיל את הדירוגים הבאים (אשר בכל אחד מהם היה פחות מ-1% מסך כל הקליטות בשתי התקופות יחד): מהנדסים, קלדניות שופטים, הוראה, הנדסאים/טכנאים, פסיכולוגים, איכות הסביבה, חוקרים-מח"ש, כלכלנים נבחרים-חדש, משפטנים, עובד מטאורולוגיה, מ. טכנולוגיות א, מ. מערכות מידע ב, מ. יישומים ב, מנהל תעופה אזרחי, מ. אבטחת מידע א, מ. יישומים א, עובדי מחקר, מפקחים ימיים, עובדים סוציאליים

** דירוג "אחר"[1]

מהתרשים לעיל (מס' 10) ניתן לראות כי גם במערכת הבריאות בשתי תקופות הדוח, מוצגת תמונת מצב זהה, למעט עלייה של כ-11 אחוז בדירוג המנהלי.

 


[1] "אחר" – מכיל את הדירוגים הבאים (אשר בכל אחד מהם היה פחות מ-1% מסך כל הקליטות בשתי התקופות יחד): מהנדסים, קלדניות שופטים, הוראה, הנדסאים/טכנאים, פסיכולוגים, איכות הסביבה, חוקרים-מח"ש, כלכלנים נבחרים-חדש, משפטנים, עובד מטאורולוגיה, מ. טכנולוגיות א, מ. מערכות מידע ב, מ. יישומים ב, מנהל תעופה אזרחי, מ. אבטחת מידע א, מ. יישומים א, עובדי מחקר, מפקחים ימיים, עובדים סוציאליים

 

3.6 העובדים הנקלטים בתקופה העיקרית

למשרות החייבות במכרז והפטורות ממכרז על פי הוראת התקשי"ר[1][2]

בתרשים ניתן לראות כי מסך המשרות שאוישו במשרדי הממשלה,  כ-74 אחוז מהן הן משרות החייבות במכרז.
התמונה שונה במערכת הבריאות, שם כ-71 אחוז מסך המשרות שאוישו היו פטורות ממכרז על פי הוראות התקשי"ר .

כפי הנראה, עובדה זו מסבירה את הנתון ולפיו רוב המשרות שאליהן גויסו העובדים הן משרות מנהליות בסגל מסד, שאליהן מתבצע גיוס באמצעות הליך פוטר ממכרז לפי סעיף 11.98 בתקשי"ר.

 

[1] לצורך מדד זה נלקחו רק הקליטות בתקופה העיקרית, מכיוון שלפני כן לא היה במרכב"ה את מסך מסלול משרה לאיוש

[2] לפירוט המשרות הפטורות ממכרז על פי הוראות התקשי"ר: ראו סעיף 11.98

3.7 תנועת קליטות עובדים

בתרשים שלהלן מוצגות הקליטות למשרדי הממשלה ולמערכת הבריאות של עובדים שנקלטו מחוץ לשירות המדינה ושל עובדים שנקלטו מתוך השירות.

 

 

 

במשרדי הממשלה נערכו 745 קליטות בתקופת "ההשוואה" ו-903 קליטות בתקופה "העיקרית". אפשר לראות בתרשים זה כי חלה עלייה של חמישה אחוזים בתקופה "העיקרית" בקליטות של עובדים מתוך שירות המדינה לעומת התקופה המקבילה.

במערכת הבריאות נערכו 1,162 קליטות בתקופת "ההשוואה" ו-1,607 קליטות בתקופה "העיקרית". גם כאן ניכרת מגמה דומה ביחס למשרדי הממשלה – עלייה מתונה של אחוז נקלטים מתוך שירות המדינה.

4. מדדים בקליטת עובד

בפרק זה יוצגו ממצאי המדד, כפי שנקבעו בנוהל קליטת עובד ובהתאם למטרות וליעדים שהוגדרו בתהליך זה של קליטת עובדים.

4.1 תקינות התהליך

מטרות ויעדים – "קליטת עובדים בהתאם להוראות החוק, לכללים ולנורמות, בדגש על עמידה בדרישות הסף ועל קביעת דרגת העסקה". נוהל קליטת עובד, עמ' 3

4.1.1 > עמידה בנוהל

4.1.1.1 > עמידה בתנאי סף
דרגתו של עובד במתח הדרגות נקבעת בהתאם לשנות הניסיון אשר צבר ולהשכלתו.

על מנת לבחון אם היו חריגות במתן דרגות לעובדים, כלומר אם ניתנו דרגות שלא בהתאם לדרישות שנות הניסיון וההשכלה לכל משרה ומשרה, בוצעה בדיקה מדגמית של דרגות עובדים בעת הקליטה, כמפורט להלן:

  1.  חריגות מדרישות הסף – בוצעה בדיקה מדגמית[1] הכוללת 165 עובדים בתקופה העיקרית, המהווים 18 אחוז מכלל הנקלטים. בבדיקה המדגמית לא זוהו קליטות שבהן הייתה חריגה מדרישות הסף.
  2. במהלך התקופה העיקרית, זוהו על ידי הרפרנטים מקרים בודדים של קליטות עובדים אשר בבדיקה בדיעבד התברר כי לא עמדו בדרישות הסף כפי שפורסמו במכרזים. להלן המקרים שבהם זוהו חריגות:

1. משרד החינוך – קליטת עובד אשר לא עמד בדרישת הניסיון, שכן דרישת ההשכלה למשרה היא לתואר ספציפי, ועל המשרד היה למנות את תקופת הניסיון של העובד ממועד קבלת התואר בלבד. המקרה הנדון טופל על ידי המשרד בדרך של שימוע לעובד (שהיה זוכה יחיד) ופסילת המכרז.

2. המשרד לשירותי דת – עובדת יוצאת צה"ל אשר נבחרה בהליך מיון ייחודי להעסקה במילוי מקום. במסגרת בדיקת תפקידה בצה"ל עלה החשש כי ניסיונה הצבאי, אשר כלל ביצוע ויישום מדיניות, אינו תואם את הנדרש בתיאור התפקיד.  הואיל והעובדת לא הציגה אסמכתאות לדרישת התפקיד (שלוש שנות ניסיון בניהול תקציב)  נפסלה בחירתה לתפקיד .

3. משרד הכלכלה והתעשייה – לאחר קליטת עובד, בוצע בירור רפרנט שממנו התברר כי הניסיון של אותו מועמד לא היה רלוונטי למשרה. לאור זאת, הוחלט לבטל את זכייתו במכרז ולהחזירו למשרתו הקודמת. העובד מנהל בימים אלו הליכים משפטיים כנגד המשרד.

כאמור לעיל, בבדיקה המדגמית שערכנו לא  נמצאו מקרים חריגים בנושא עמידה בדרישות הסף. שלושה מקרים חריגים שהוצפו על ידי הרפרנטים עסקו בניסיון העובד (בחישוב שנות הניסיון וברלוונטיות הניסיון לנדרש בתיאור התפקיד).

4.1.1.2 > תקינות בקביעת דרגה בכניסה לתפקיד

     
 

"ככלל, עובד שנבחר למשרה ידורג בדרגה התחילית של משרתו.  ניתן לשבץ את העובד בדרגות האמצע של מתח הדרגות הצמוד למשרתו, במקרה שבו הוא עונה על תנאי הניסיון וההשכלה הנדרשים לדרגות אלה, כמפורט בפסקה 11.131 בתקשי"ר. ניתן לשבץ את העובד בדרגת השיא של מתח הדרגות הצמוד למשרתו, אם הוא בעל תואר שני או בעל תואר שלישי ועונה על דרישות הניסיון הנדרשות מדרגת השיא הצמודה למשרתו".

 
     

בהתאם לנוהל קליטת עובד, הסמכות לקבוע את דרגת הכניסה של העובד ואישור הקליטה הואצלה למשרדים.

א. התפלגות דרגות העובדים
בחנו את התפלגות דרגות העובדים שנקלטו לשירות המדינה[2] במתח דרגות הכולל שתיים או שלוש דרגות (דרגה תחילית, דרגת אמצע ודרגת השיא).          

משרדי הממשלה
במשרדי הממשלה סווגו 554 קליטות בתקופת "ההשוואה" ו-643 קליטות בתקופה "העיקרית" למתחי הדרגות בהתאמה.

מתרשים מס' 13 ניתן ללמוד כי בתקופה "העיקרית" חלה ירידה באחוז הנקלטים בדרגה ה"תחילית", ביחס לתקופה המקבילה. מנגד, חלה עלייה באחוז העובדים הנקלטים שדרגתם בעת הקליטה הייתה "אמצעית". בדרגת "השיא" לא חל שינוי משמעותי בין שתי התקופות. בבדיקת נתוני האוכלוסייה נמצא כי חלה עלייה בקליטה של עובדים אקדמאים, יתכן שזה יכול להסביר את העלייה באחוז הנקלטים לדרגה האמצעית על חשבון התחילית.

לצורך השוואה בחנו את התפלגות דרגות העובדים שנקלטו לשירות המדינה על פי חוזה מיוחד שכר כולל (אישי), 208 עובדים בתקופה העיקרית ו-170 בתקופת ההשוואה, אשר חוזה העסקתם מאושר בנציבות לרבות קביעת דרגת הכניסה.
כמו כן בסיס הנתונים מלמד על 435 עובדים שנקלטו בתקופה העיקרית בהסכם קיבוצי ו-384 עובדים נקלטו בתקופת השוואה.

בתרשים מס' 14 ניתן לראות שהתפלגות הדרגות בחוזה מיוחד שכר כולל דומה בין שתי התקופות. לעומת זאת, בהתפלגות הדרגות של העובדים המועסקים בהסכמים קיבוציים בתקופה העיקרית (שדרגתם נקבעת במשרדים) יש נטייה לדרגת האמצע.

ממצאי הבקרה מלמדים כי בחמישה משרדים (משפטים, כלכלה, חקלאות, חינוך ואכיפה והגבייה) חלה עלייה משמעותית בכמות העובדים שנקלטו לדרגה "האמצעית" במתח הדרגות.
במשרדים אלה נמצא כי חלה עלייה במספר העובדים האקדמאים הנקלטים, ביחס לתקופה המקבילה שבאה לידי ביטוי בעלייה של כעשרה אחוזים של בעלי תואר ראשון ועלייה של כשני אחוזים של בעלי תואר שני. יתכן וזהו הסבר  לעלייה באחוז הנקלטים לדרגה האמצעית.

מערכת הבריאות
במערכת הבריאות
סווגו 1,113 קליטות בתקופת "ההשוואה" ו-1,533 קליטות בתקופה "העיקרית".

מתרשים 15 ניתן לראות כי בתקופה "העיקרית" חלה עלייה באחוז הנקלטים שדרגתם בעת הקליטה הייתה דרגת "שיא". בדרגה ה"אמצעית" לא חל שינוי משמעותי בין שתי התקופות.
מבדיקת עומק עולה כי חלה עלייה של כארבעה אחוזים בקליטה של בעלי תואר שני ושלישי בתקופה "העיקרית", אל מול ירידה בדרגות התחיליות. ייתכן ששתי סיבות אלה מסבירות באופן חלקי את השינוי שחל או את העלייה בדרגות השיא.

לצורך השוואה בחנו את התפלגות דרגות העובדים שנקלטו לשירות המדינה על פי חוזה מיוחד שכר כולל (אישי), 36 עובדים בתקופה העיקרית ו-31 בתקופת ההשוואה. בהסכם הקיבוצי נקלטו 1,497 עובדים בתקופה העיקרית ו-1,082 עובדים בתקופת ההשוואה.

בתרשים מס' 16 ניתן לראות כי בהתפלגות הדרגות בהסכמים קיבוציים, לא היו שינויים משמעותיים (עלייה לדרגת השיא) וכי בהתפלגות הדרגות בחוזה השכר כולל, יש נטייה לדרגות האמצע. נדגיש כי אחוז נמוך (כשני אחוזים בשתי התקופות) של עובדים המועסקים בחוזה מיוחד שכר כולל נקלטו למערכת הבריאות.

 

 


[1] איך בוצע המדגם ניתן לראות בנספח 4 – מדגם חריגות מדרישות הסף

[2] קיים פער בין כמות הקליטות המוצגות כאן לבין כמות הקליטות המוצגות בפרק המתודולוגיה, מכיוון שבפילוח דרגת העובד לדרגה תחילית/אמצעית/שיא ע"פ מתח הדרגות של משרתו, נעשו  מספר ניתוחים ועיבודים. חלק מהקליטות נותחו בנפרד והן מפורטות להלן בסעיפים ב' ו-ג'. נשארו כמה קליטות שלא הצלחנו לנתח אותן בפילוח זה (בעיקר קליטות שבהן דירוג המשרה לא היה זהה לדירוג העובד). כמו כן, היו קליטות שהוצאנו מהן את הדירוג האלטרנטיבי או העיסוק בפועל של המשרה כדי להתאימן לדירוג העובד.

 

ב. מתחי דרגות הכוללים שלוש דרגות ויותר
יש מתחי דרגות ארוכים שמורכבים מיותר משלוש דרגות ולא ניתן היה לסווגם לתחילית, אמצעית ושיא. משום כך בחנו התפלגות מתחי דרגות ארוכי טווח בנפרד.

להלן התפלגות מתחי הדרגות הארוכים השכיחים[1]:

1. דירוג משפטנים – במשרות עם מתח דרגות ב-א2[2]
בתקופה "העיקרית" היו 73 קליטות למתח דרגות ב-א2 ובתקופה המקבילה היו 83 קליטות למתח דרגות זה. נציין כי מרבית אוכלוסייה זו מועסקת בחוזה מסוג 987 המאושר בנציבות שירות המדינה.
מתרשים מס' 17 ניתן לראות כי חלה עלייה באחוז העובדים שנקלטו לדרגות העליונות בדירוג זה.

2. דירוג הסנגורים הציבוריים והפרקליטים – במשרות עם מתח דרגות ב-א3
בתקופה "העיקרית" בוצעו 157 קליטות למתח הדרגות ב-א3, לעומת התקופה המקבילה שבה נמצאו 52 קליטות.   

ניתן לראות שהתפלגות הדרגות של עובדים המועסקים בדירוג הפרקליטים במשרד המשפטים נשארה זהה.

3. דירוג הביוכימאים והמיקרוביולוגים במשרות עם מתח דרגות ה' עד א'2
בתקופה העיקרית היו 27 קליטות למתח הדרגות המדובר ובתקופת ההשוואה היו 26 קליטות למתח הדרגות הנ"ל.

בתרשים שלעיל ניתן לראות כי חל שינוי בהתפלגות הדרגות של העובדים בין שתי התקופות. התקופה העיקרית מאופיינת במתן דרגות גבוהות יותר לעובדים שנקלטו.
נמצא כי רמת השכלתם של הנקלטים בעלי תואר שני ושלישי עלתה באופן משמעותי ביחס לתקופת ההשוואה. ייתכן ששינוי זה מסביר את העלייה באחוז מקבלי הדרגות הגבוהות של המתח.

 

[1] גם בדירוגים: רוקחים – 034 , טכנאי רנטגן מוסמך – 008 והוראה – 041, יש מתחי דרגות ארוכים, אך כיוון שהיה בכל אחד מהם פחות מ- 20 קליטות הם לא מוצגים כאן.

[2] התבצעה קליטה אחת לדרגה א3, כלומר לדרגה מעל מתח הדרגות של המשרה. מדובר בדרגה אישית שניתנה לעובדת.

ג. עובדים שנקלטו בחוזה מסוג מומחים (555)
בחנו את העובדים שנמצאו זכאים להעסקה בחוזה מסוג מומחה. בחוזה מסוג מומחה יש 19 רמות שכר. רמת השכר לעובד נקבעת בהתאם לרמת השכלתו, למומחיותו ולניסיונו.

לצורך בחינת התפלגות רמות השכר בין שתי התקופות חילקנו את כל רמות השכר בטבלת השכר של דירוג 555 לשתי רמות:

  • הדרגות הנמוכות – מדרגה 130 עד דרגה 205 (סה"כ 9 דרגות).
  • הדרגות הגבוהות – מדרגה 210 עד דרגה 300 (סה"כ 10 דרגות).

בתקופת "ההשוואה" בוצעו 23 קליטות לדירוג זה, מתוכן כ-22 אחוז לדרגות הנמוכות וכ-78 אחוז לדרגות הגבוהות.
בתקופה "העיקרית" בוצעו 28 קליטות, מתוכן כ-43 אחוז לדרגות הנמוכות וכ-57 אחוז לדרגות הגבוהות.

אפשר להסביר מגמה זו בירידה שחלה בכמות העובדים שנקלטו עם השכלה בתחומי ההנדסה ומדעי הטבע/מדעים מדויקים בתקופה העיקרית. כמו כן, חלה ירידה ברמת ההשכלה של בעלי תואר שני ושלישי וניתן חוזה מומחה לעובדים בסגל מירב ומסד (דרגות נמוכות).

ד. קביעת דרגה תחילית

במערכת הבריאות (משרד הבריאות ובי"ח ברזילי) נמצאו עובדים בעלי תואר שני שדרגת הכניסה שלהם לתפקיד היא הדרגה התחילית. בנוהל קליטת עובד נקבע כי בניגוד לתקשי"ר יש להעניק את הדרגה הגבוהה מהדרגה שלה זכאי העובד מיום תחילת העסקתו של העובד. ממצאי הבקרה מלמדים כי יש מקרים במערכת הבריאות שבהם הוענקה לעובד הדרגה הנמוכה.

4.1.1.3 > מערכות המידע

     
 

"תנאי נוסף לאצילה יהיה קיומה של מערכת מידע ממוכנת שבה משולבת תפיסת הבקרה הכוללת התראות חריגה בזמן אמת, כחלק מתפיסה של
'
Built In Control'. מערכת זו תאפשר, במידת הצורך, חקירת מידע לעומק
(
Drill Down). למערכת התפעול והשליטה הממוכנת תתווסף שכבת BI הכוללת תצוגת לוח מחוונים לקבלת מידע ניהולי עדכני. הלקוחות לקבלת נתונים והתראות על כל חריגה הם מנכ"ל המשרד והאחראי, וגוף הביקורת בנציבות שירות המדינה". דוח ועדת הרפורמה, עמ' 216

 
     

מערכת בקרה רבעונית במרכב"ה
בחלק 20 לנוהל קליטת עובד בנושא "שגרות הדיווח והבקרה", נקבע כי אחת לרבעון תבוצע בקרה מדגמית על יישום נוהל קליטת עובד במשרדים על ידי הרפרנט ובשיתוף עם אגף הבקרה. עד לפרסום הדוח טרם הושלם במערכת מרכב"ה היישום של מערכת בקרה רבעונית, דבר שלא אפשר בקרה מדגמית אפקטיבית על יישום הנוהל במשרדים ואיתור חריגים.

חריגים בהגדרת משרה במסלולי איוש – אי מהימנות מסד הנתונים
במערכת מרכב"ה אופיין מסך "מסלול משרה לאיוש". מטרתו של המסך היא לסווג את מסלול הקליטה של העובד בהתאם לסוג הקליטה (קבוע או זמני) ובהתאם למאפייני המשרה (פטורה ממכרז או חייבת במכרז). בעתיד, בהתאם לדיווח במסך, ייפתח במערכת הגיוס והמיון מסלול הגיוס התואם למשרה. בשלב הנוכחי המשרדים נדרשים לדווח במסך על סוג הקליטה טרם קליטתו של העובד, ובדיקות לוגיות מבוצעות על מנת לברר אם העובד הנקלט עומד במאפייני המשרה (כמשרה פטורה או לא פטורה ממכרז, כאיוש זמני או קבוע). 
מסלול האיוש יכול להשתנות בכל פעם (איוש זמני במילוי מקום, איוש קבוע וכן הלאה) בהתאם לצורך הגיוס של המשרד. לפירוט על מבנה המסך ואפשרויות הבחירה ראו נספח 8 – מסך מסלולי משרה לאיוש.

החריגים שהתגלו בתהליך זה בהזנות המשרדים הם:

  1. סימון העסקות במילוי מקום כמינוי קבוע – משרות לאיוש זמני להעסקה במילוי מקום נפתחו במסלול לאיוש קבוע תחת פטור ממכרז מסיבת "אחר". חשוב לציין כי בחירה בהליך זה למעשה מונעת את האפשרות לביצוע בדיקות לוגיות על הליך של מילוי מקום. חריגה זו מופיעה בעיקר במשרד הבריאות, בבית החולים נהריה, במשרד המשפטים ובמשרד הפנים.
  2. סימון משרות הפטורות ממכרז בסיבת פטור לא נכונה ('אחר') – 
    א. משרות לאיוש קבוע בפטור ממכרז בשל סיבת פטור תקשי"ר על פי פסקה 11.95 ו-11.96, כגון סקטור אחיות, מקצועות פרא-רפואיים וקליטה מלשכת התעסוקה, סומנו מסיבת "אחר" כברירת מחדל, ולא מהסיבה הראויה בשל פערי ידע או נוחות. חריגה זו מופיעה בעיקרה במערכת הבריאות.
    ב. בשני מקרים במשרד המשפטים משרות סומנו כ"הליך גיוס ממרכב"ה->מכרזי מאגר/עתודה", אף שנדרש היה לסמנן כ"פטור ממכרז מסיבת משרות עד דרגה 17/טכנאים 38".
  3. סימון שגוי של משרות כפטורות ממכרז – נמצאו מקרים רבים שבהם המשרות סומנו כפטורות ממכרז אך במאפייני המשרה נרשם שהמשרה חייבת במכרז.
  4. שימוש לא נכון בסיבת פעולה ועדת איתור – נמצאו מקרים במערכת הבריאות שבהם משרות סומנו כהליך גיוס ממרכב"ה -> ועדת איתור, אך העובדים שנקלטו למשרות אלו לא עומדים בתנאי ועדת איתור (אינם סגל בכיר). לדוגמה, מזכירה רפואית , דירוג מנהלי 14-15 בבי"ח פדה-פוריה.

פעולת שינוי משרד טרם אישור נתוני העובד במשרד הקולט
בפילוח הקליטות על פי משך הזמן בין מועד הקליטה לפעולת שינוי משרד, הופיעו חישובים שבהם פער הזמן היה שלילי, קרי פעולת שינוי המשרד בוצעה כפעולה עתידית וקדמה למועד קליטת העובד על ידי המשרד המעביר. תהליך העבודה הנכון הוא שהמשרד העתידי (הקולט), כחלק מאישור נתוני העובד, מבצע את שינוי המשרד. בשלב זה לא ניתן למנוע הליך זה במרכב"ה אף שהוא אינו נכון מבחינה מקצועית.

עדכון נתונים בתיק העובד וארכוב צרופות ומסמכים
במסגרת המדגם לבדיקת חריגות מדרישות הסף התגלה כי חלק גדול מנתוני העובדים המהווים תימוכין להשכלה, לניסיון מקצועי, לרישיונות ולהסמכות נסרקו כמסמכים לצרופות אך לא הוזנו בתיק העובד במרכב"ה. לחלופין, נמצאו מקרים שבהם תיק העובד היה מעודכן אך לא נמצאו סימוכין בארכוב.

מסקר פנימי שנערך מול עובדי משאבי אנוש בקורס יסוד להון אנושי, עלה כי הפער נובע בעיקר מכך שכלל נתוני העובד החדש מוזנים בצורה ממוכנת למערכת הגיוס והמיון לרבות צרופות ותצהירים, אך בסיום התהליך הם נסגרים ואינם מועברים לתיק העובד במרכב"ה. דבר זה מנציח מצב שבו העובד הנקלט נאלץ למלא בטופס ידני אותם פרטים שמילא באופן ממוכן במערכת הגיוס והמיון ולצרף העתקים ידניים של המסמכים והצרופות הנדרשים, ולאחר מכן עובד משאבי אנוש במשרד נדרש להזין את הנתונים באופן ידני לתיק העובד ולסרוק בעצמו את המסמכים לארכוב.

חריגה בהזנות של סוג עובד, משרה, עיסוק ומתח דרגות
בבחינת איכות הנתונים, נמצאו החריגות הבאות בהזנת הנתונים במערכת מרכב"ה בתהליך הקליטה:

  1. במסגרת מיפוי האוכלוסייה הנסקרת הוצפו קליטות של עובדים הנמנים עם הסגל הבכיר, מאחר שמשרות העובדים לא סומנו כסגל בכיר במערכת מרכב"ה (סוג מידע בכירים).
  2. קביעת מתח דרגות שגוי או לא מתאים:
    • עובדים בעלי מתח דרגות שגוי (דרגה תחילית ושיא זהות). לדוגמה, פיזיותרפיסט באסף הרופא במתח דרגות א5-א5.
    • קליטות של עובדים שאינם משתייכים לסגל הבכיר, אך מתח דרגת משרתם שייך לסגל הבכיר. לדוגמה, קליטה במילוי מקום למשרת מנהל מעבדה ביוכימית (ביוכימאי א4-א6) של עובדת בדירוג ביוכימאי דרגה ד'.
  3. קליטות במשרה או עיסוק לא תואמים:
    • סטודנטית המשובצת במשרה שאינה משרת סטודנט.
    • קליטות עובדים במערכת הבריאות, כאשר דירוג משרתם הוא אחיות ודירוג העובדים הוא מנהלי ואין למשרתם עיסוק בפועל (בדרך כלל במקרים כאלו מדובר בקליטת כוח עזר בבתי חולים המשובצים על דירוג אחיות, אך צריך להיות להם עיסוק בפועל בדירוג המנהלי).
    • קליטות עובד על משרה פעילה ולאחר מכן המרתה למשרה 99999999, במקום למשרה פעילה.

 

 

 

 

4.1.2 גמישות ניהולית

     
 

"האחריות והסמכות לקליטת עובד חדש עד דרגה 22 (מנהלי) והדרגות המקבילות בדירוגים המקצועיים היא בידי האחראי במשרד או ביחידת הסמך, הן של העובדים המועסקים בחוזים על פי הסכמים קיבוציים והן של העובדים המועסקים בחוזים אישיים.

האחראי במשרד יאשר במערכת המרכב"ה את קליטתו של כל עובד ועובד, לאחר שווידא כי קליטתו נעשתה בהתאם לכללים ולנורמות וכי הם נבדקו ואושרו על ידי הגורמים המוסמכים במשרד" (נוהל קליטת עובד, עמ' 16)

 
     

כל קליטה של עובד לשירות המדינה מחייבת אישור במערכת המידע על ידי הגורם המוסמך. עד למועד האצילה, רפרנט המשרד בנציבות שירות המדינה אישר קליטה של כל עובד לשירות המדינה (מלבד במערכת הבריאות).  
בעידן אצילת הסמכויות, הועברה סמכות ביצוע האישור למשרדי הממשלה, הן של עובדים המועסקים על-פי ההסכמים הקיבוציים והן של עובדים המועסקים בחוזים מיוחדים – שכר כולל (לאחר אישור חוזה ההעסקה בידי הרפרנט בנציבות).            
על מנת לבחון את אופן יישום האצילה, בדקנו את האוכלוסייה הנסקרת המונה 2,338 קליטות בתקופה העיקרית, של כלל העובדים הנקלטים לשירות המדינה, חוץ מהעובדים שבוצע להם שינוי משרד (עובדים שעברו ממשרד למשרד באמצעות פעולה זו ולא באמצעות פעולת 'אישור נתוני עובד מכניסה מחודשת').

בהתאם לנוהל קליטת עובד והנחיית האצילה, כל הקליטות צריכות להיות מאושרות במשרדים בהתאם לסמכות שהוענקה להם. על אף הנחיה זו, מצאנו כי כ-13 אחוז (299) מסך הקליטות אושרו בנציבות שירות המדינה.

בחנו את מאפייני הקליטות שאושרו בנציבות על אף הסמכות שניתנה למשרדים לאישור קליטת העובדים. מהבדיקה עולה כי קליטות אלו, אשר אושרו בנציבות, כוללות הן קליטות של עובדים המועסקים בחוזה שכר כולל והן קליטות עובדים בהסכמים קיבוציים. בגרף שלהלן מופיע שיוכו הארגוני של הגורם המאשר ופילוח סוגי החוזים (חוזה שכר כולל – הסכם קיבוצי) שאושרו בנציבות בלבד.           

בתרשים 21 ניתן לראות כי רוב הקליטות שאושרו בנציבות הן קליטות שבוצעו לחוזה מיוחד שכר כולל. חוזים אלו נחתמים בנציבות שירות המדינה (לאחר בדיקת תקינותם ודרגת הכניסה של העובד לתפקיד), וזו יכולה להיות הסיבה שבגינה נוצרה הטעות והקליטות גם אושרו על ידי הרפרנטים.
נוסף לכך, בדקנו באילו מהמשרדים אושרו הקליטות על ידי נציבות שירות המדינה.

בתרשים 22 ניתן לראות את אחוזי הקליטות של עובדים שאושרו בנציבות שירות המדינה מתוך סך כל הקליטות שבוצעו במשרד בתקופה העיקרית.

מהתרשים שלעיל ניתן לראות כי יש משרדים אשר עשו שימוש חלקי בלבד או שכלל לא עשו שימוש בסמכות שניתנה להם לאשר קליטות של עובדים. מבדיקה שנעשתה נמצא כי הסיבה העיקרית לכך היא שבמרבית המשרדים לא הופנמה מהות האצילה בנושא זה, וכי מהות זו לא הופנמה גם בקרב הרפרנט. במקרים אחרים הגורם הוא נוחות המשרד לשמר את המצב הקיים או שלילת אצילה (המרכז הרפואי לגליל).

4.2 יעילות

4.2.1 זמן טיפול בתהליכי הקליטה

     
 

יעדים ומטרות – "צמצום הביורוקרטיה בנושא קליטות עובדים למשרדים וליחידות הסמך, באמצעות אצילת הסמכות לאחראי במשרדים". (נוהל קליטת עובד, עמ' 3)

 
     

אחת מהנחות היסוד העומדות בבסיס תהליך האצילה היא קיצור וייעול תהליכים ובכלל זה ייעול תהליך קליטת עובד.

לצורך בחינת מדד היעילות, נבחן משך זמן התהליך בשלושה מועדים המהווים צמתים משמעותיים בקליטת עובד:

  • תאריך ועדת בוחנים – תאריך הוועדה שבה נבחר העובד למשרה (למשרות המחייבות מכרז).
  • תאריך הקליטה של העובד במשרד – תחילת ההעסקה של העובד במשרד (תאריך תחילת הרשאה להעסקה או תאריך תחילת חוזה העסקה).
  • אישור הקליטה במערכת המידע על-ידי הגורם המוסמך.

 

4.2.1.1מתאריך ועדת הבוחנים ועד לקליטה

"נבחר מועמד, שאינו עובד המדינה, למשרה במכרז פומבי, יקבע האחראי של המשרד את תאריך כניסת המועמד למשרה שאליה נבחר, במועד סביר, סמוך ככל האפשר למועד בחירתו" [התקשי"ר פסקה 12.413 (א). ההדגשה אינה במקור]

"האחראי רשאי לעכב העברת עובד למשרתו החדשה, עקב צורכי השירות, לתקופה שלא תעלה על שלושה חודשים. היו סיבות מיוחדות לעיכוב לפרק זמן העולה על תקופה זו, חייב האחראי לקבל לכך אישור בכתב מאת נציבות שירות המדינה". פסקה 11.496 בתקשי"ר סעיפים ה+ו.

 

משרדי הממשלה

לצורך בדיקת היעילות של האצילה נבדק משך הזמן שעבר בכל קליטה, מהשלב שבו העובד נבחר בוועדה ועד לשלב קליטתו בארגון. הנתון מוצג לפי שבועות (שבעה ימים), וכך נבדק אחוז הקליטות שבוצעו עד שבעה ימים מיום בחירת העובד בוועדה, עד 14 יום וכן הלאה.
זמנים אלו רלוונטיים רק לעובדים שנקלטו[1] מחוץ לשירות המדינה (חדשים או בכניסה מחודשת) ושהתקיימה ועדה למשרה שהתמודדו עליה.
בתרשים שלהלן ניתן לראות את אחוז הקליטות המצטבר של העובדים, על פני ציר זמן המוגדר בשבועות.

מתרשים 23 ניתן ללמוד כי בהשוואה בין התקופות לא חל שינוי במשך הזמן שבין ועדת הבוחנים לקליטות העובדים.

מערכת הבריאות

בתרשים 24 ניתן לראות כי בתקופה העיקרית חל שיפור באחוז הקליטות המצטבר ביחס לתקופה ההשוואה, בין מועד ועדת הבוחנים למועד קליטות העובדים.
 
 

[1] עובדים שנקלטו מתוך שירות המדינה – גם אם התקיימה לגביהם ועדה – נקלטו בתהליך קצר יותר, שאינו משקף את התהליך שעוברים עובדים המגיעים מחוץ לשירות המדינה, ולכן לא הוכנסו למדד.

4.2.1.2 > מקליטה ועד לאישור במערכת

בחנו את משך הזמן מתאריך הקליטה של העובד במשרד ועד לאישור הקליטה במערכת. לרוב, העובד מתחיל את עבודתו במשרד והעסקתו מאושרת במערכת המידע רק לאחר השלמת כלל המסמכים הנדרשים.

בדקנו אם תהליך האצילה מקצר את משך קליטת העובדים.

משרדי הממשלה

משך זמן בין קליטה לאישור
לצורך בדיקת היעילות של האצילה נבדק מהו משך הזמן שעבר משלב הקליטה ועד לאישורי קליטה במערכת של עובדים שנקלטו מחוץ לשירות המדינה[1] (חדשים או בכניסה מחודשת) על ידי גורם מאשר מוסמך מטעם המשרד או הנציבות.

הנתונים שלהלן מציגים את משך תהליך הטיפול בקליטה המוגדר כאמור, מתאריך הקליטה של העובד ועד לתאריך אישור הנתונים שלו במערכת מרכב"ה, ואת האחוז המצטבר של הקליטות לפי פרקי זמן (הצגה לפי שבועות).

בתרשים 26 ניתן לראות כי בתקופה העיקרית בוצעו 142 קליטות בשבעה משרדי ממשלה לאחר 35 יום.

משך זמן טיפול בקליטות – נציבות מול משרדים
בחנו את ממוצע ימי הטיפול בקליטות, בתקופה העיקרית, שאושרו בנציבות אל מול משך הזמן במשרדים

 

משך זמן טיפול בקליטות שאושרו בנציבות
נבדק משך הזמן הממוצע בין קליטת עובדים לאישורם על ידי הנציבות

מתרשים 28 ניתן לראות כי חל שיפור באחוז הקליטות המאושרות על ידי הנציבות בתקופה העיקרית, על פני זמן. ייתכן שהסיבה לכך היא כמות נמוכה יותר של הקליטות המטופלות בנציבות  ביחס לתקופת ההשוואה.


[1] מעבר עובדים ממשרד למשרד אינו מחויב באישור ("אישור נתוני עובד") על פי הנוהל.

מערכת הבריאות

משך זמן בין קליטה לאישור
הנתונים שלהלן מציגים את משך תהליך הטיפול בקליטה המוגדר לעיל, מתאריך הקליטה של העובד ועד לתאריך אישור הנתונים שלו במערכת מרכב"ה, ואת האחוז המצטבר של הקליטות לפי פרקי זמן (הצגה לפי שבועות).

מהתרשים לעיל נלמד כי לא נמצא פער משמעותי בין שתי התקופות באחוז הקליטות המאושרות. ניתן להסביר זאת בכך שבמערכת הבריאות הייתה אצילה של סמכות אישור עובדים גם בתקופת ההשוואה.

הקליטות שאושרו לאחר 35 יום
43 קליטות בתקופה העיקרית בוצעו, לאחר 35 יום,  במערכת הבריאות. להלן אחוזי הקליטות שבוצעו באיחור מתוך סך הקליטות ביחידות השונות.

משך זמן טיפול בקליטות – נציבות מול משרדים
בחנו את משך זמן טיפול בקליטות, בתקופה העיקרית, שאושרו בנציבות (57 קליטות) אל מול משך הזמן במשרדים (1,365 קליטות).
לא נמצא הבדל משמעותי בזמן שעבר בין הקליטה לאישורה.

 


 

5. סיכום, מסקנות והמלצות

קליטת עובד חדש היא תהליך עבודה שסמכות הביצוע שלו הואצלה למשרדי הממשלה וליחידות הסמך. בהתאם לנוהל, אישור קליטה סופי יתבצע במשרד, ומטה הנציבות יבצע  בקרות על ביצוע הקליטות בהתאם לכללים ולנורמות שנקבעו. הרפרנט, שבעבר היה גורם מאשר לכל קליטה וקליטה, משנה את תפקידו והופך להיות גורם מנחה מקצועי המסייע במידת הצורך למשרד במימוש התהליך.

מטרת הדוח הנוכחי היא לבחון את אופן מימוש המדיניות ונוהלי הנציבות בכל הנוגע לתהליך קליטת עובד חדש בעידן אצילת הסמכויות. בדיקה זו מתבצעת לראשונה, ומסד הנתונים עדיין בהתהוות. מתוך כך ברור אפוא שעם חלוף הזמן, צבירת נתונים מתמשכת תאפשר קבלת תמונה ברורה ומהימנה יותר לצד זיהוי מגמות. ואף על פי כן, לדוח זה משמעות רבה הואיל והוא מייצר נקודת מדידה ראשונית (נקודת האפס) שממנה נוכל לבחון מגמות לאורך זמן. מממצאי הדוח עולות כמה מסקנות בולטות:

א.  יעילות התהליכים – מהלך האצילה הביא לידי קיצור פרק הזמן שעובר מקליטת העובד במשרד ועד אישורו במערכת המידע הן במשרדים והן בנציבות.

ב.   תקינות התהליך – ככלל, אפשר לזהות כמה מגמות (שיפורטו בהמשך) באשר לתקינות התהליך. בהיבט הגמישות הניהולית, הנוהל מולא באופן חלקי.

5.1 תובנות מרכזיות והמלצות ליישום

לכל ממצא נקבע סימון המשקף את המגמה באותו תחום, ביחס לתקופת ההשוואה, לקריטריונים שנקבעו בנוהל:

.
I am an image

5.1.1. תקינות התהליך

1. דרגות העסקה בכניסה לתפקיד

תמונת מצב

     
  1.  במשרדי הממשלה חלות עלייה בקליטת עובדים חדשים (המועסקים בשכר כולל ובהסכם קיבוצי) בדרגה "אמצעית" וירידה בנקלטים בדרגה "תחילית". בתקופת האצילה בדרגת ה"שיא" לא חל שינוי משמעותי.  
     

2. בחוזה מיוחד שכר כולל, המאושר על ידי הנציבות, נשמרה המגמה בהתפלגות מתן הדרגות בכניסה לתפקיד, למעט מגמת עלייה במתן הדרגות העליונות במתח הדרגות של עובדים המועסקים בשכר כולל למשפטנים (סוג חוזה 987).

     
 

3.  במשרדי הממשלה נמצאה מגמה שונה של עלייה בדרגה האמצעית במתן הדרגות לעובדים המועסקים בהסכמים הקיבוציים, שלגביהם סמכות אישור החוזה ומתן הדרגה מצויה במשרדים.

 
     

4. נרשמה מגמה דומה בהתפלגות הדרגות של העובדים הנקלטים בדירוג הפרקליטים והסנגורים, אשר ככלל מועסקים בהסכמים קיבוציים וסמכות אישור הדרגה מצויה במשרד המשפטים. כ-50 אחוז מהנקלטים מקבלים דרגה תחילית שאינה דורשת ניסיון. מגמה שונה נמצאה בקרב המשפטנים המועסקים בשכר כולל (חוזה מסוג 987), ולפיה כשליש מהנקלטים מקבלים דרגה תחילית וכשליש מקבלים את שתי הדרגות העליונות במתח הדרגות המחייבות שלוש-חמש שנות ניסיון.

     
 

5. במערכת הבריאות חלות עלייה של כשישה אחוזים בנקלטים לדרגת "שיא" וירידה בקליטה לדרגה התחילית. כמות הנקלטים בדרגה האמצעית נשמרה.

 
     

6. במערכת הבריאות נמצאו שישה עובדים בעלי תואר שני שניתנו להם דרגות תחיליות. נוהל קליטת עובד שינה את הוראות התקשי"ר 21.131 ולפיהן:
"(א) נבחר אדם למשרה בדירוג האקדמאים במדעי החברה והרוח, או בדירוג המהנדסים, או בדירוג העיתונאים, או בדירוג השירות המשפטי, או בדירוג הפרקליטים והוא בעל תואר שני אחרי שהשלים את מזער הניסיון בעבודה הנדרש לקבלת הדרגה הנמוכה מבין הדרגות הצמודות למשרה, ממי שהינו בעל תואר ראשון, ולאחר שהשלים את תקופת הניסיון, זכאי לדרגה גבוהה באחת, למפרע מיום כניסתו לאותה משרה;
(ב) נמצא אדם כאמור, לאור ניסיונו וכישוריו ראוי לקבל דרגה גבוהה מן הדרגה הנמוכה ביותר הצמודה למשרה, יקבל עם תום תקופת הניסיון ולמפרע מיום כניסתו למשרה, דרגה גבוהה באחת מן הדרגה שנמצא ראוי לה, ובלבד שלא יקבל דרגה גבוהה מן הדרגה הגבוהה ביותר הצמודה למשרה."

סיכום והמלצות
ממצאי הדוח מלמדים על מגמה מסוימת למתן דרגות "אמצעיות" בקליטת עובדים חדשים המועסקים בהסכמים קיבוציים במשרדי הממשלה ועל נטייה לדרגות שיא במערכת הבריאות. בבדיקת רמת ההשכלה של האוכלוסייה הנסקרת, נמצאה מגמת עלייה בכמות האקדמאים, בעלי תואר ראשון, שנקלטו במשרדי הממשלה באותה תקופה, וכן נמצאה מגמת עלייה ברמת ההשכלה (תואר שני ושלישי) במערכת הבריאות. ייתכן שממצא זה מסביר את השינוי במגמות. לאור אילוצי מגבלות המערכת לא הייתה אפשרות לבחון ברמה מערכתית את שנות הניסיון של העובדים באותה תקופה, נתון אשר מהווה רכיב בקביעת דרגת הקליטה לשירות המדינה.

מתווה ליישום

  • המשך מעקב אחר מגמות הקליטה בדגש על דרגות העסקה בכניסה לתפקיד.
  • לאור השוני שנמצא בין התפלגות הדרגות המוענקות לעובדים המועסקים בהסכמים קיבוציים לבין התפלגות הדרגות המוענקות לעובדים המועסקים בשכר כולל, ההצעה היא לרענן את הנוהל של קביעת דרגה בכניסה לתפקיד בקרב הרפרנטים וגופי משא"ן.
  • לאור ממצא התפלגות הדרגות בדירוג המשפטנים, יש מקום לבחון לאורך זמן את המגמה לקביעת דרגות הכניסה על מנת לוודא שלא קיימת שחיקה של אופק הקידום של העובדים הנקלטים לדרגות העליונות של מתח הדרגות הראשוני בדירוג המשפטנים (ב-א2).
  • לאור אי אחידות במתן דרגות לבעלי תואר שני במערכת הבריאות, ההצעה היא לעדכן את פסקה 21.131 כך שתהיה תואמת להוראות נוהל קליטת עובד. דהיינו, שהדרגה תינתן עם תחילת ההעסקה ולא למפרע לאחר תקופת הניסיון.

 

 

I am an image

 

2. עמידה בתנאי סף

תמונת מצב
1. מממצאי הבקרה שנאספו באמצעות מדגם בדיקות עולה כי לא נמצאו קליטות חריגות בהיבטי ניסיון והשכלה הנדרשים למשרה.

2. מאחר שאין במערכת נתון המעיד על מספר שנות הניסיון של העובד לצורך דרגה (חוץ מבמסך סיכום קליטה אשר לא ניתן לשליפה), לא ניתן לבצע בקרה ממוכנת מערכתית על תקינות מתן דרגות כניסה.

     
 

3. הרפרנטים הצביעו על שלוש קליטות חריגות שנמצאו באקראי במהלך השנה אשר בהן נמצאה חריגה ביחס לדרישת הסף של הניסיון (חישוב שנות הניסיון, רלוונטיות הניסיון לדרישות התפקיד והצגת אסמכתאות תומכות לניסיון).

 
     

 

סיכום והמלצות
כאמור לעיל, ממצאי הבקרה מלמדים על עבודה על פי הנוהל. עם זאת, הואיל ולא קיימת מערכת בקרה ממוכנת על קליטות עובדים, לא ניתן להבטיח תקינות מלאה של תהליך קליטת העובדים בתקופת האצילה בדגש על עמידה בדרישות הסף (השכלה וניסיון). כמו כן, לא קיים נתון המשקף את הניסיון של העובד במערכת אשר ניתן לשליפה ולבחינה אל מול דרישות הסף שנקבעו בתיאור התפקיד.

מתווה ליישום

  • קידום מערך בקרה רבעונית ליישום שגרות בקרה של רפרנטים על קליטות עובדים – בכל רבעון יתבצע מדגם של לפחות 30 אחוז מסך הקליטות בכל משרד.  אוכלוסיית המדגם תיקבע בהתאם לפרמטרים קבועים במערכת (דירוגים שונים, מדרגים שונים, דרגות וכד'). עיקרי הממצאים יועברו באופן שוטף לבעלי תפקידים הרלוונטיים.
  • שילוב נתון  במערכת המשקף את "תקופת ניסיון העובד לצורך קביעת דרגה".
  • לאור כמה חריגות שנמצאו על ידי הרפרנטים, מומלץ לחדד את הכללים וההנחיות לבחינת דרישות הסף בדגש על חישוב שנות הניסיון, בחינת הרלוונטיות לתפקיד והאסמכתאות הנדרשות להצגה על ידי המועמדים.

 

I am an image

 

3. מערכות המידע

תמונת מצב

     
 

1 עד לפרסום הדוח טרם הושלם במערכת מרכב"ה יישום של מערכת בקרה רבעונית, מה שאינו מאפשר בקרה ממוכנת, שיטתית ועיתית על תקינות התהליך ועל עמידה בתנאי סף.

2 במערכת המרכב"ה קיימות בדיקות לוגיות המשוות בין נתוני הקליטה בתיק העובד לבין נתוני המשרה (מסלולי האיוש). בדיקות לוגיות אלו עדיין אינן מכסות כראוי את מרחב האפשרויות הקיימות בעת קליטת עובד למשרה ומאפשרות למשרדים לבצע פעולות סותרות בין נתוני העובד לנתוני המשרה.

3. בחלק מהמשרדים ובעיקר במערכת הבריאות, משתמשים לצורך איוש זמני של העסקה במילוי מקום במסלול של איוש קבוע בפטור ממכרז מסיבת אחר, ובכך מבטלים את הבדיקות הלוגיות של תהליך מילוי המקום ויוצרים מידע שגוי במערכת שלא יאפשר אחר כך ניתוח של נתוני העסקת עובדים במילוי מקום.

4. נוסף לכך, יש משרדים שאינם מכירים את תהליך סימון מסלולי האיוש על בוריו, וכתוצאה מכך מסמנים במשרה נתונים שגויים ועושים שימוש יתר בסיבת אחר בהליכי פטור ממכרז שלא לצורך.

5. נמצא כי יש משרדים שבניגוד לתהליך העבודה התקין מבצעים פעולה עתידית של שינוי משרד לעובד בטרם תאריך קליטתו למשרד החדש.

6. חלק גדול מנתוני העובדים החדשים לא מוזנים וסרוקים באופן מלא בתיק העובד במערכת מרכב"ה. מצב זה נובע מכך שאין ממשק ישיר בין מערכת הגיוס והמיון לתיק העובד במרכב"ה, ולכן העובד הנקלט נאלץ למלא בטופס ידני אותם פרטים שמילא באופן ממוכן במערכת הגיוס והמיון, ועובד משאבי אנוש במשרד נדרש להזין את הנתונים באופן ידני אחד-אחד לתיק העובד ולסרוק בעצמו את המסמכים לארכוב.

 
     

 

סיכום והמלצות

מערכת מרכב"ה אינה תומכת ביישום מטרות נוהל קליטת עובד באמצעות קיצור וייעול תהליך הקליטה באופן ממוכן וביצוע בקרה שלמה על תקינות התהליך באמצעות בדיקות לוגיות ומערכת לבקרה רבעונית.

תהליך ההטמעה של מסך מסלולי משרה לאיוש לוקה בחסר, בעיקר במערכת הבריאות, דבר הגורם להזנת מידע שגוי למערכת מרכב"ה, לעקיפת בדיקות לוגיות ולזיהום בסיס הנתונים לניתוח ועיבוד המידע.

מתווה ליישום

> יישום במרכב"ה

  • השלמת יישום מערכת לבקרה רבעונית במרכב"ה בדחיפות. המערכת תדגום קליטות עובדים, אגב שימת דגש על מקרים שבהם קליטת העובד נעשתה שלא על פי הנהלים ודרישות הסף (שנות ניסיון ורמת השכלה) שהופיעו במכרז או בתיאור המשרה.
  • השלמת אפיון מערכת פורטל קדם קליטה אשר תאפשר ממשק בין מערכת הגיוס והמיון לבין תיק העובד, ותייעל ותקצר את תהליך הקליטה.
  • הטמעת בדיקות לוגיות אשר ישפיעו על תהליך הקליטה בהתייחס להיבטים הבאים:
    • בדיקת נכונות קליטה או שיבוץ עובד בהתאם למסלול איוש ולהליך הגיוס והתאמת המשרה למכרזים שיפורסמו במערכת הגיוס והמיון.
    • מניעת ביצוע פעולה עתידית של שינוי משרד בטרם נקלט העובד במשרד החדש, על מנת להימנע מתוצאה שלילית בפערי הזמן בין האישור לקליטה.
    • בדיקת התאמה בין דירוג העובד השייך ל"שכר כולל" לבין תת-קבוצת העובדים "חוזה מיוחד שכר כולל" בלבד.
    • הוצאת התראה להתייחסות על אי-התאמה בין רמת השכלת העובד (סוג תואר) לבין דרגת העובד בתוך מתח הדרגות.
    • בניית טבלת ערכים של שנות ניסיון המותאמת לכלל דרישות הסף השונות, לטובת ביצוע בקרה ממוחשבת.
    • התראה למשרד על עובד שלא נעשה עדכון או שינוי בנתוניו – על מנת שלא יישכחו עובדים שכבר עזבו או פרשו וכד'.
  • עדכון המסך "מסלולי משרה לאיוש" והבדיקות הלוגיות הנגזרות ממנו בעת קליטה ושיבוץ של עובד במשרה. דוגמאות:
  • אי מתן אפשרות לבחירת סיבת "אחר" בפטור ממכרז, במקרים שבהם ברור שניתן לבחור אחת מהסיבות המובנות או שהכוונה היא לאיוש זמני במילוי מקום. 
  • בדיקה אם סוג מסלול האיוש הנבחר תואם לסיבת הפעולה שנבחרה ולקבוצת העובדים.
  • עדכון המסך "פעולות אישור נתוני עובד", כי יהיו שדות נפרדים להצגת תאריך אישור והגורם המאשר.
  •  עדכון והשלמה של דוח קליטת עובדים להצגה ובקרה, והנגשתו והטמעתו במשרדים לטובת בקרה שוטפת של המשרד על הקליטות אצלו. לפירוט השינויים הדרושים בדוח ראה נספח מס' 6 - עדכונים הדרושים להשלמת דוח קליטת עובדים.
  •  

הדרכה, הכשרה והטמעה

  • לצורך צמצום פערי הידע במערכת הבריאות ומשרדי הממשלה, נדרש תהליך הדרכה, הכשרה והטמעה של ביצוע שגרות הדיווח במערכת מרכב"ה בדגש על מסך מסלולי משרה לאיוש.

 

I am an image

5.1.2 גמישות ניהולית

גורם מאשר

תמונת מצב

1. בעידן של אצילת סמכויות, סמכות האישור לקליטת עובדים – חוץ מעובדים המועסקים בסגל הבכיר וממשרות אמון – הועברה למשרדי הממשלה (משרדי נחשון). נמצא כי כ-87 אחוז מהקליטות של עובדים חדשים אושרו על ידי משרדי הממשלה. 13 אחוז מהקליטות אושרו בנציבות ומרביתן הן של עובדים שנקלטו בחוזה מיוחד שכר כולל.

     
 

2. 14 משרדים מימשו באופן חלקי או לא מימשו כלל את הסמכות שניתנה להם לאישור קליטת עובדים במערכת המידע. במקרים אלה, מסמכי הקליטה הועברו לרפרנטים אשר אישרו את קליטת העובדים במערכת המידע בהתאם לנוהג שהיה טרם האצילה.

 
     

 

סיכום והמלצות
משרדי הממשלה מאשרים את רוב הקליטות.
כאשר מדובר בקליטות בחוזה מיוחד שכר כולל, הנחתם בנציבות, יש נטייה גם לאשר את העסקת העובד במערכת על ידי הרפרנט.          
הגורמים לכך יכולים להיות:

  • אי בהירות אצל המשרדים והרפרנטים בנוגע לנוהל המאפשר למשרדים לאשר קליטות עובדים המועסקים בחוזה שכר כולל, וזאת לאחר אישור הרפרנט את תקינות החוזה ודרגת הכניסה.
  • חשש מביצוע טעויות או חוסר בשלות לקחת אחריות במקרים מורכבים יותר.  
  • נוחות – מאחר שקליטת העובדים בחוזה שכר כולל דורשת בחינה ואישור של הרפרנט, מטעמי נוחות והרגל הרפרנט הוא המאשר את העובד במערכת.  

מתווה ליישום

  • יש לחדד את הנהלים, בדגש על אישור עובדים הנקלטים בחוזה שכר מיוחד.
  • במשרדים שבהם לא ממומשות סמכויות האצילה בקליטת עובד חדש, יש לברר את הגורמים לאי יישום הנוהל ולבצע עדכון והבהרה ייעודיים לנוהל. התהליך יבוצע בשיתוף הרפרנט הרלוונטי בנציבות.
  • לצורך השלמת הגמישות הניהולית, יש לבצע מיפוי של סוגי התפקידים שניתן להעסיק בחוזה אישי לפי תקנה 1 (3) לתקנות ופסקה 16.414 לתיקון תקנות שירות המדינה (מינויים) ולהאציל את סמכות החתימה על חוזים מיוחדים לאחראי במשרד, למעט חוזה בכירים וחוזה מומחים.
I am an image

5.1.3 יעילות

1. פרק הזמן שבין ועדת הבוחנים לבין מועד קליטת העובד

תמונת מצב

1. במשרדי הממשלה לא נמצאה מגמה שונה באחוז הקליטות המצטבר בתקופת האצילה בפרק הזמן שבין ועדת הבוחנים לאישור קליטת העובד

     
 

2.  במערכת הבריאות נמצאה עלייה באחוז הקליטות המצטבר בפרק זמן קצר יותר

 
     

 

סיכום והמלצות
הנחיות התקשי"ר קובעות כי יש לקלוט את העובד סמוך למועד בחירתו. במשרדי הממשלה נמצאה מגמה זהה לעבר, בעוד במערכת הבריאות נמצא שיפור ברמת היעילות בהיבט זה. מאחר שהתקשי"ר לא נוקב בפרק זמן מרבי, לא ניתן להצביע על חריגה או על אי תקינות.

I am an image

 

2. פרק הזמן שבין קליטת העובד לבין אישורו במערכת המידע

 

תמונת מצב

   
 

1.  אצילת הסמכויות בתחום מתן אישור קליטה למשרדי הממשלה אפשרה לייעל ולקצר את משך הזמן בין הקליטה לאישור העובד. ניתן להצביע על ירידה בכמות הימים הממוצעת בין הקליטה לאישור הקליטה.

   

ניתן להצביע על שיפור של כעשרה אחוזים במשך הזמן שבין הקליטה לאישור ההעסקה במערכת. בתקופה העיקרית שבה יושמה האצילה, רוב הקליטות אושרו עד 28 יום מיום הקליטה (רובן עד היום ה-21), ואולם, כ-20 אחוז מהקליטות מאושרות עדיין במערכת המידע בפרק זמן של יותר מ-35 יום (בשבעת משרדי הממשלה). כמו כן, נראה כי ניתן לייעל תהליך זה ולקצרו באופן משמעותי ולפיכך מומלץ לקבוע תכנית פעולה מערכתית, בהתאמה למדיניות שנקבעה באוריינטציה לשירות המדינה.

   
 

2.  במערכת הבריאות, תהליך האישור מיום הקליטה יעיל ומצוי בתהליך קיצור ושיפור. כ-90 אחוז מהקליטות מאושרות עד 21 יום. בשישה בתי חולים, רק במקרים מועטים אישור הקליטות מתבצע בפרק זמן של 35 יום.

   

3. לצורך קבלת תמונה מלאה, נבחנו פרקי הזמן המאושרים בנציבות אל מול המשרדים ואל מול הנציבות עצמה ביחס לתקופה המקבילה. נמצא כי ביחס למשרדים האחרים, האצילה הביאה להתייעלות במשרדים ובנציבות גם יחד.

מתווה ליישום

  • עידוד והגדרת יעדים מקומיים למשרדים לשם מעקב וקיצור הזמן בין יום הקליטה לאישור הקליטה במערכת המידע, על ידי בניית תכנית פעולה מערכתית.
  • בדיקה מעמיקה למציאת החסמים העיקריים בתהליך הקליטה והאישור.
  • הפקת דוח חודשי או רבעוני משרדי (בהתאם לכמות הקליטות הממוצעת במשרד), שישקף את תמונת המצב של הנקלטים ביחס לאישור הקליטה.
  • יצירת ממשק בין מערכת הגיוס המקוונת לבין מודול תיק עובד, לצורך העתקת נתוני העובד באופן אוטומטי.

 

 

 

5.2 משמעויות הדוח לנושא אצילת הסמכויות

  1. מהלך אצילת הסמכויות למשרדי נחשון הנו אחד ממרכיבי היסוד ברפורמה לשיפור מנגנוני ניהול ההון האנושי בשירות המדינה, ותכליתו חיזוק הגמישות הניהולית והעצמאות התפקודית של משרדי הממשלה ויחידות הסמך כך ששירות המדינה יצליח למלא את ייעודו בשירות הציבור.
  2. אצילת הסמכויות בנושא קליטת עובד חדש תומכת במשרדי הממשלה וביחידות הסמך באחד השלבים הקריטיים במעגל חיי העובד בארגון.
  3. מהלך מוצלח של הטמעת האצילה ושל יישום המדיניות בנושא קליטת עובד אמור לייצר מצב של "רווח לכול" (win-win) לפרט ולארגון גם יחד.
  4. בסיס הנתונים שנחשף במהלך הבקרה הנוכחי משקף בראש ובראשונה הצלחה בתהליך האצילה, בעיקר סביב המרכיבים של תקינות התהליך ושל עמידה בנהלים ובכללים שנקבעו למהלך זה על ידי הנציבות.
  5. עם זאת, הדוח מציף כמה סוגיות אשר נכון יהיה להמשיך ולבחון אותן בראי מימוש תהליכי האצילה למשרדים נוספים ושימור מהלך האצילה במשרדים הקיימים:
    • קליטת עובדים במעמד דרגה גבוה יחסית למצב הקודם.
    • מימוש חלקי בלבד של הגמישות הניהולית.
    • פערים מהותיים בהתאמת המערכות הממוכנות לצורך.
    • פערים בדרך השימוש של המשרדים במערכות.
    • מקומו של הרפרנט בתהליך ויצירת שגרות עבודה שוטפות מול המשרדים בעידן האצילה.
  6. ממצאים אלה, כפי שהוצפו בדוח הבקרה, מחייבים את מטה הנציבות להמשיך ולמקד מאמצים סביב כמה מרכיבים:
    •  בניית יכולת המשרדים ויחידות הסמך לבצע מדידה שיטתית ועיתית של מרכיבי האצילה במטרה לשקף תמונת מצב שוטפת ומהימנה של הנהלת המשרדים באשר לעמידה במטרות ובנהלי האצילה. תהליך זה נכון שיובל על ידי הממונים והרפרנטים ובליווי אגף בכיר לבקרת ניהול ההון אנושי בנציבות.
    •  מודל האצילה הקיים היום בנושא קליטת עובד משקף "מודל חצי אפוי", קרי מרכיבים מסוימים נמצאים בסמכות המשרד בעוד מרכיבים אחרים נשארו בסמכות הנציבות. מצב זה משמר דפוסים קודמים של תהליכי עבודה, שבהם "הכול עולה לאישור הנציבות". מבסיס הנתונים בדוח הנוכחי ניתן ללמוד כי זוהי תמונת המצב בחלק מהמשרדים. אי לכך, מומלץ לבחון "אצילת סמכויות מלאה" למשרדים – למעט מרכיבים רגישים מאוד אשר יישארו בסמכות הנציבות – באמצעות קידום מערכת בקרה ממוכנת מלאה תומכת אצילה.
    •  חוויית העובד בתהליך הקליטה משפיעה באופן משמעותי על העמדות שמגבש העובד כלפי הארגון שבו הוא מועסק. מרכיבי האצילה אמורים לצמצם ביורוקרטיה בתהליך ומתוך כך ליצור חוויית עובד חיובית. המדדים הקיימים כיום למבחן האצילה מדגישים מרכיבי מינהל (תקינות התהליך) לצד צמצום משך הזמן של מרכיב בודד בתהליך (משלב הלקיטה ועד האישור במערכת). למרכיבים אלה אין השפעה מהותית על חוויית העובד. מתוך כך, מומלץ לבחון שילוב מרכיבים נוספים בתהליך אשר יאפשרו קליטה חיובית, מהירה ואיכותית בתפקיד או במשרד, בדגש על ייעול ממשקים אל מול העובד הנקלט.
    • מערכות המידע מהוות מרכיב מהותי בתהליך האצילה. בשלות המערכות, רמת נגישותן, בסיס הנתונים ורמת הידע שיש למשרדים בהפעלתן מזוהים כסיכון אסטרטגי בתהליכי האצילה. מתוך כך, נכון יהיה למקד דיון מערכתי לגיבוש פתרונות לטווח קצר ולטווח ארוך.  

6. סיכום ההמלצות והאחריות לביצוע

תחום
הבדיקה

תת תחום בדיקה

המלצה

אחריות
להובלה

שותפים

תקינות
התהליך

דרגות העסקה בכניסה לתפקד

רענון נוהל קביעת הדרגה בכניסה לתפקיד באמצעות הדרכה והטמעה בקרב הרפרנטים וגופי משא"ן ליצירת אחידות בקביעת מתן הדרגות

ממונים על משרדי הממשלה, על יחידות הסמך ועל מערכת הבריאות

רפרנטים

עדכון פסקה 21.131 בתקשי"ר המתייחסת למתן דרגות לבעלי תואר שני במערכת הבריאות כך שתהיה תואמת להוראות נוהל קליטת עובד

מנהל תחום בכיר- תקשי"ר

לשכה משפטית, ממונים על משרדי הממשלה, יחידות הסמך ומערכת הבריאות

עמידה
בתנאי סף

ביצוע הדרכה והטמעה מחדש של הכללים וההנחיות לבחינת דרישות סף ברמת הרפרנטים ובגופי משא"ן, בדגש על מרכזי ועדות המכרזים ובעלי התפקידים האמונים על בדיקת תנאי הסף במשרדים

ממונים על משרדי הממשלה, על יחידות הסמך ועל מערכת הבריאות

 

הדרכה והטמעה מחדש של ביצוע דיווח במערכת מרכב"ה במסך מסלולי משרה לאיוש בגופי משא"ן

ממונים על משרדי הממשלה, על יחידות הסמך ועל מערכת הבריאות

רפרנטים

מרכב"ה

גמישות
ניהולית

גורם
מאשר

חידוד נוהל קליטת עובד לטבלת הסמכויות לאישור בהתייחס לעובדים הנקלטים בחוזה שכר מיוחד, וביצוע בירור הדרכה והטמעה ייעודית במשרדי נחשון המואצלים אשר לא ניצלו את סמכותם

ממונים על משרדי הממשלה, על יחידות הסמך ועל מערכת הבריאות

רפרנטים

מיפוי סוגי התפקידים שניתן להעסיק בחוזה אישי לפי תקנה 1 (3) לתקנות ולפסקה 16.414 לתיקון תקנות שירות המדינה (מינויים) לצורך האצלת סמכות למשרדים (למעט בכירים ומומחים)

ממונים על משרדי הממשלה, על יחידות הסמך ועל מערכת הבריאות

לשכה משפטית

יעילות פרק הזמן שבין קליטת העובד לבין אישורו במערכת מרכב"ה בדיקת החסמים בתהליך הקליטה וכן עידוד וקביעת יעדים מקומיים למשרדים – בניית תכנית פעולה מערכתית למעקב ולקיצור הזמן בין יום הקליטה לאישור עובד במערכת מרכב"ה אגף בכיר תכנון אסטרטגי ומדיניות

 

ממונים על משרדי הממשלה, על יחידות הסמך ועל מערכת הבריאות, אגף בכיר בקרת ניהול ההון האנושי  מרכב"ה
מערכות מידע  תקינות
התהליך
עדכונים והתאמות במערכת מרכב"ה לתהליך קליטת עובד, בהתייחס למסך מסלולי משרה לאיוש, לפעולת אישור נתוני עובד ולדוח קליטת עובדים אגף בכיר בקרת ניהול ההון האנושי

ממונים על משרדי הממשלה, על יחידות הסמך ועל מערכת הבריאות, הרפרנטים, אגף בכיר מערכות מידע ומרכב"ה

השלמת מסמך דרישות מערכת בקרה רבעונית ליישום שגרות בקרה של רפרנטים על קליטות עובדים אגף בכיר בקרת ניהול ההון האנושי  מרכב"ה
הכנסת נתון תקופת ניסיון העובד לצורך קביעת דרגה במערכת אגף בכיר תכנון אסטרטגי ומדיניות

אגף בכיר מערכות מידע, אגף בכיר בקרת ניהול ההון האנושי מרכב"ה

השלמת אפיון מערכת פורטל קדם קליטה ליצירת ממשק בין מערכת הגיוס המקוונת לבין מודל תיק עובד, לצורך ייעול וקיצור תהליך הקליטה אגף בכיר תכנון אסטרטגי ומדיניות  
יעילות עד להשלמת מערכת קדם קליטה, אפיון דוח מעקב למשרדים אחר הקליטות הממתינות לאישור לקיצור התהליך בהתאם למדיניות אוריינטציה בשירות המדינה אגף בכיר תכנון אסטרטגי ומדיניות אגף בכיר מערכות מידע מרכב"ה
 

7.1 נספח 1 – רשימת המשרדים המשתתפים בדו"ח

 

שם  משרד

מועד קבלת אצילה בפועל

1

משרד המשפטים

דצמבר 2015

2

משרד החינוך

דצמבר 2015

3

משרד הכלכלה

דצמבר 2015

4

משרד הפנים

דצמבר 2015

5

משרד החקלאות ופיתוח הכפר

דצמבר 2015

6

משרד המדע, הטכנו' התרבות והספורט

דצמבר 2015

7

המשרד לשירותי דת

דצמבר 2015

8

רשות ההגבלים העסקיים

דצמבר 2015

9

השירות המטאורולוגי

דצמבר 2015

10

רשות האכיפה והגבייה

דצמבר 2015

11

הרשות הממשלתית למים ולביוב

דצמבר 2015

12

משרד התחבורה והבטיחות בדרכים

ינואר 2017

13

משרד הבריאות[1]

דצמבר 2015

14

בית חולים הלל יפה חדרה

דצמבר 2015

15

בית חולים אסף הרופא

דצמבר 2015

16

המרכז הרפואי לגליל

דצמבר 2015

17

מרכז רפואי ברזילי אשקלון

דצמבר 2015

18

מרכז רפואי ע"ש ברוך פדה-פוריה

דצמבר 2015

 
 

[1] למשרד הייתה סמכות לקליטת עובדים גם לפני מועד האצילה (פברואר 2016)

7.2 נספח 2 – מושגי יסוד במערכת מרכב"ה

  1. תאריך קליטה – לעובד חדש תאריך הקליטה הוא תאריך הכניסה. לעובד בכניסה מחודשת תאריך הקליטה אינו תאריך הכניסה.
  2. חוזה מיוחד שכר כולל – תת קבוצת עובדים "שכר כולל דרוג מיוחד" (14) + תת קבוצת עובדים "חוזה מילוי מקום" (31) כשבדירוג העובד יש דירוג שכר.
  3. קליטה מחוץ לשירות :
    א
    . עובד שתאריך הקליטה שלו זהה לתאריך הכניסה לשירות.
    ב. עובד שתאריך הקליטה שלו גדול בחצי שנה ויותר מתאריך סיום ההעסקה הקודמת.
    ג. כל מי שבשדה "סיבת פעולה" הוזן לו "מעבר ע. קבלן/תאגיד- פטור ממכרז".
  4. קליטה מתוך השירות:
    א
    . כל מי שבשדה "סיבת פעולה" הוזן לו "שינוי משרד" (עובדים שעברו ממשרד למשרד).
    ב. כל מי שהפער בין תאריך הקליטה שלו לתאריך סיום ההעסקה הקודמת שלו קטן מחצי שנה.
  5. קליטות למשרות הפטורות ממכרז:
    א. המשרות המסומנות במסלול משרה לאיוש כפטורות ממכרז.
    ב. המשרות המסומנות במסלול משרה לאיוש כאיוש זמני .
    ג. המשרות המסומנות במסלול משרה לאיוש כהליך גיוס ממרכב"ה – עד דרגה 17.
    ד. המשרות המסומנות במסלול משרה לאיוש כהליך גיוס ממרכב"ה – מכרז מאגר, ודירוגן הוא מנהלי עד דרגה 17 (שזו טעות שסימנו אותם כמכרז מאגר – ראה בחריגות).
  6. קליטות למשרות החייבות במכרז – כל שאר המשרות שלא מפורטות לעיל.
  7. משך הזמן בין בחירת העובד לקליטתו – רק לעובדים שיום קליטתם היה עד שנה מיום הוועדה, ושהמשרה שנבחרו אליה זהה למשרה שנקלטו אליה.

7.3 נספח 3 – פירוט סוגיות מתודולוגיות בעיבוד המידע

  1. אופן מציאת הגורם המאשר של נתוני העובד מורכב, ונדרשו לשם כך שבעה שלבים שונים והוצאת שני דוחות אד-הוק. תהליך מורכב זה מהווה פתח אפשרי לטעויות בשליפת נתונים מהימנים.
  2. בפילוח דרגת העובד לדרגה תחילית, אמצעית או שיא על פי מתח הדרגות של משרתו, נעשו כמה ניתוחים ועיבודים. כאשר מתח הדרגות הוא סטנדרטי – שלוש דרגות, הדרגה הראשונה היא "תחילית", השנייה "אמצעית" והשלישית "דרגת שיא". בדירוגים מסוימים מתח הדרגות שונה משלוש ונעשו התאמות או ניתוח בנפרד של דירוגים אלו.
  3. בדירוגי "שכר כולל דירוג מיוחד", נבנו טבלאות המרה לטבלאות שכר של דירוגים אלו, ובאמצעותן קבענו מהי דרגת העובד בפועל. עם זאת, עדיין נותרו כמה קליטות שלא ניתן היה לנתח אותן כלל (בעיקר קליטות שבהן דירוג המשרה לא זהה לדירוג העובד).
  4. במקרים רבים (בעיקר במערכת הבריאות) שבהם דירוג המשרה לא זהה לדירוג העובד, הוצא הדירוג האלטרנטיבי או העיסוק בפועל של המשרה כדי להתאימו לדירוג העובד. עם זאת, במקרים חריגים שבהם לא היה עיסוק בפועל, לא ניתן היה לבצע אף את עיבוד המידע הזה.
  5. במערכת הבריאות לא בוצע ניתוח חריגי "דרגות מול השכלה" (תחילית, אמצעית או שיא) כפי שנעשה במשרדי הממשלה האחרים, מכיוון שבדירוגים השונים (רופאים, אחיות, פרא-רפואיים וכדומה) הכללים למתן דרגה הם שונים ולאו דווקא מול השכלת העובד. לדוגמה, מקרים שבהם עובד עם תואר ראשון נקלט בדרגת שיא (כתלות בוותק, בניסיון מקצועי או על פי פרמטרים אחרים).
  6. בדיקות החריגות של הדרגות תחילית, אמצעית או שיא מול רמת השכלה נעשו לעובדים שנקלטו מחוץ לשירות המדינה בתקופת הדוח ובמשרדי הממשלה בלבד (בקליטות מתוך שירות המדינה אפשר לקבל דרגת שיא גם עם תואר ראשון – אם העובד כבר היה בדרגת השיא). נוסף לכך, הוסרו מהבדיקה קליטות בדירוגי המפקחים במשרד החינוך מכיוון ששם הדרישה היא לתואר שני ומעלה לדרגה התחילית.
  7. קיימים סוגי מידע שבהם נתונים "דורסים" נתונים קודמים ויכולת האחזור שלהם מוגבלת. לדוגמה: לצורך אחזור הנתונים הנכונים למועד הקליטה, נשלפו נתונים על כל תקופת הדוח. ייתכן שבחלק מהמקרים הנתונים שהופקו אינם זהים לנתונים שהיו במועד קליטת העובד, מכיוון שנתונים אלו יכולים להשתנות במהלך התקופה הנסקרת (כגון רמת השכלה, עיסוק בפועל, תאריך אישור נתוני עובד וכד').
  8. בהמשך לסעיף הקודם – זוהו נתוני עובדים שעודכנו רק לאחר זמן מרגע קליטתם (כגון רמת השכלה, שבמועד שליפת המידע הייתה שונה מרמת השכלת העובדים במועד הקליטה). הדבר אילץ ביצוע בדיקות נוספות לאימות המידע, באופן ידני או באמצעות שאילתות ייעודיות.

7.4 נספח 4 – מדגם חריגות מדרישות הסף

נלקחו רק הקליטות בתקופה העיקרית במשרדי הממשלה (905).

בוצע פילוח בכמה סוגים – לפי משרד, בתוך המשרד לפי דירוג העובד, וכל זאת בחילוק למדרגים השונים בשירות המדינה (מסד, מירב ותיכון).

הוחלט לקחת מדגם מסוים מתוך כל הקליטות הללו ולבדוק ידנית אם נתוני העובד ברגע קליטתו תואמים את דרישות הסף.

המדגם נלקח כך: כדי לתת ייצוג לכל סוג קליטה, כל קליטה שהייתה במשרד בדירוג ובמדרג מסוימים נלקחה למדגם (גם אם הייתה רק אחת מאותו סוג). אם היו יותר מעשר קליטות באותו משרד, באותו דירוג ובאותו מדרג, לקחנו עשרה אחוזים מכלל הקליטות.

בסופו של דבר דגמנו 165 קליטות המהוות כ-15 אחוז מסך הקליטות שלקחנו בהתחלה.

כמות הקליטות שנלקחו מכל משרד מפורטת בטבלה להלן:

שם משרד

מספר הקליטות שנלקחו במדגם

משרד המשפטים

55

משרד החינוך

27

משרד הכלכלה

14

משרד החקלאות ופיתוח הכפר

13

הרשות הממשלתית למים ולביוב

9

משרד הפנים

9

רשות האכיפה והגבייה

9

משרד המדע הטכנו' תרבות וספורט

8

השירות המטאורולוגי

6

משרד התחבורה והבטיחות בדרכים

6

רשות ההגבלים העסקיים

5

המשרד לשירותי דת

4

 

7.5 נספח 5 – התפלגות מתחי הדרגות במשרדי הממשלה ומערכת הבריאות

משרדי הממשלה

1. משרד החינוך
בתקופה העיקרית נקלטו 160 עובדים, ובתקופה המקבילה – 162.

2. משרד החקלאות
בתקופה העיקרית נקלטו 28 עובדים, ובתקופה המקבילה – 23 עובדים.

3. משרד המשפטים
בתקופה העיקרית נקלטו 161 עובדים, ובתקופה המקבילה – 112 עובדים.

4. רשות האכיפה והגבייה
בתקופה העיקרית נקלטו 43 עובדים, לעומת 44 בתקופה המקבילה.

 

5. משרד הכלכלה
בתקופה העיקרית נקלטו 14 עובדים, לעומת 17 בתקופה המקבילה.

6. משרד הפנים
בתקופה העיקרית נקלטו שמונה עובדים, לעומת 13 בתקופה המקבילה.

7. משרד התחבורה והבטיחות בדרכים
בתקופה העיקרית נקלטו שלושה עובדים, לעומת שניים בתקופה המקבילה.

8. המשרד לשירותי דת
בתקופה העיקרית נקלטו ארבעה עובדים, לעומת שניים בתקופה המקבילה.

9. הרשות הממשלתית למים וביוב
בתקופה העיקרית נקלטו חמישה עובדים, לעומת עובד אחד בתקופה המקבילה.

10. השירות המטאורולוגי
בתקופה העיקרית נקלטו שלושה עובדים, לעומת שלושה בתקופה המקבילה.

11. משרד המדע, הטכנולוגיה, התרבות והספורט
בתקופה העיקרית נקלטו שישה עובדים, לעומת ארבעה בתקופה המקבילה.

 

12. רשות ההגבלים העסקיים
בתקופה העיקרית נקלטו אפס עובדים, לעומת עובד אחד בתקופה המקבילה.

 

מערכת הבריאות

1. משרד הבריאות
בתקופה העיקרית נקלטו 272 עובדים, לעומת 232 בתקופה המקבילה.

2. בית חולים פוריה
בתקופה העיקרית נקלטו 132 עובדים, לעומת 75 בתקופה המקבילה.

3. בית חולים ברזילי
בתקופה העיקרית נקלטו 196 עובדים, לעומת 214 בתקופה המקבילה.

4. המרכז הרפואי לגליל
בתקופה העיקרית נקלטו 202 עובדים, לעומת 210 בתקופה המקבילה.

5. בית החולים הלל יפה
בתקופה העיקרית נקלטו 163 עובדים, לעומת 140 בתקופה המקבילה.

6. בית החולים אסף הרופא
בתקופה העיקרית נקלטו 532 עובדים, לעומת 211 בתקופה המקבילה.

 

7.6 נספח 6 – עדכונים הדרושים להשלמת דוח קליטת עובדים

  1. מניעת כפילויות בדוח, שכל הנתונים בו זהים חוץ מסיבת פעולה (כשאחד מהם הוא סיבת פעולה – שינוי משרד).
  2. הוספת העמודה "מגדר".
  3. הוספת רמת השכלה נכון ליום הקליטה.
  4. הוספת העמודות "תאריך אישור נתוני עובד" ו"פרטי גורם מאשר" (ת.ז, שם, שם משפחה, תואר משרה, אזור עובדים וסוג פעולה) נכון ליום הקליטה.
  5. הוספת העמודה "תאריך כניסה לשירות" של אותו עובד.
  6. הוספת העמודות "עיסוק בפועל", "דירוג העיסוק" ו"מתח הדרגות של העיסוק".
  7. הוספת העמודות "מתח דרגות אלטרנטיבי" ו"מתח דרגות".
  8. הוספת העמודות "תאריך חתימת חוזה העסקה", "הגורם החותם על חוזה העסקה" ו"אזור העובדים שלו". כל זה נכון ליום הקליטה.
  9. הוספת העמודה "התאריך שבו העובד נבחר בוועדה" (לקליטות דרך מכרז).
  10. שמירת ההיסטוריה של הגורם המאשר והמבצע בשדה "פעולת אישור נתוני עובד" כך שתצא בדוח.

7.7 נספח 7 – מדרג שירות המדינה במערכת הבריאות

מדרג שירות המדינה

סגל בכיר

סגל תיכון

סגל מירב

סגל מסד

הערות

רמת מדרג

5-1

6

7

8

9

10

11

 

דירוג מח"ר / פסיכולוגים / מהנדסים / טכנאים / הנדסאים במשרד הבריאות

44, 45

43

42

41

40

38, 39

37 ומטה

 

דירוג מינהלי במשרד הבריאות

23, 24

22

21

20

19

17, 18

16 ומטה

 

דירוג מח"ר / פסיכולוגים / מהנדסים / טכנאים / הנדסאים - בתי חולים

דרגה 44 ומנהלים אדמ' בכל דרגה

* 42, 43

41

40

39

37, 38

36 ומטה

בעלי התפקידים הבאים נכללים בסגל תיכון ללא תלות במתח דרגות המשרה:                            ס.מ. אדמ', מ. משא"ן, מ. כספים, מ. קבלת חולים בבי"ח כללי, מבקר פנימי, מנמ"ר בבי"ח כללי - ברמת מדרג 6;
קב"ט, מ. משכורת, מ. רשומות ומידע, מ. קבלת חולים בבי"ח לא-כללי, מ. שירותי מינהל במרפאה, מנמ"ר בבי"ח לא כללי - ברמת מדרג 7;

בעלי התפקידים הבאים נכללים בסגל מירב ללא תלות במתח דרגות המשרה:                            מרכז שירותים טכניים, אפסנאי ראשי, מנהל מטבח, מנהל מערך טקסטיל, מנהל תחבורה, מנהל משק – בדש"מ 9                 
*
למעט תפקידי מנהלים אדמ' שנכללים בסגל הבכיר

דירוג מינהלי - בתי חולים

דרגה 23 ומנהלים אדמ' בכל דרגה

* 21, 22

20

19

18

16,17

15 ומטה

דירוג רופאים

10, 11, 12

9 *

8

6, 7

3

   

* למעט תפקידי סגני מנהלי בי"ח קטנים (בדרגת שיא 9) שנכללים בסגל הבכיר

דירוג אחיות בריה"צ

20, 21

19 ,18

16, 17

15

14

13

12

 

דירוג אחיות בתי חולים

מנהלות סיעוד

17 *

16

** 15

14

13

12

* למעט תפקידי מנהלות סיעוד בבי"ח קטנים (ברמת גמול שיא 17) שנכללים בסגל הבכיר  ** למעט תפקידי אחראיות מחלקה אשר נכללים בסגל התיכון

דירוג רוקחים

א6

א5

א4

א3

א2

א1

א

מנהלי בתי מרקחת בבי"ח נכללים בסגל התיכון ללא תלות במתח דרגות המשרה

דירוג בכ"מ

א6

א5

א4

א3

א2

א1

   

דירוג רנטגן

רנטגנאי ראשי במ. הבריאות

15

14

13

12

11

10

 

דירוג מרב"ע, פיזיו' ופרא-רפואי

10

9

7,8

6

5

4

3

ראשי סקטור בבי"ח נכללים בסגל התיכון
ללא תלות במתח דרגות המשרה

דירוג עו"ס

עו"ס ראשית במ. הבריאות

א1

א, ב

ג, ד

ה-ט

   

ראשי סקטור בבי"ח נכללים בסגל התיכון
ללא תלות במתח דרגות המשרה

דירוג משפטנים

א5, א6

א4

א3

א2

 

 

 

 

 

7.8 נספח 8 – מסך מסלולי משרה לאיוש

בשלב הראשון על המשרד לבחור אם המשרה היא לאיוש קבוע או לאיוש זמני (העסקה במילוי מקום).
אם נבחרה משרה לאיוש קבוע עם הליך גיוס במרכב"ה, על המשרד לבחור מבין האפשרויות הבאות:

אם נבחרה האפשרות של פטור ממכרז (תחת איוש קבוע), על המשרד לבחור מבין האפשרויות הבאות:

יודגש כי השימוש באופציה "אחר" ל"פטור ממכרז" אפשרי רק כאשר אחת האופציות מהרשימה הנפתחת לא עונה על המקרה הספציפי.

אם נבחרה משרה לאיוש זמני (העסקה במילוי מקום), על המשרד לבחור מבין האפשרויות הבאות:

Please rotate Your Device
In Portrait Mode.

You are using an outdated version of Internet Explorer. For better user experience, please, upgrade your browser.